Marktconsultatie Roostersysteem personeelsplanning Leeuwarden
Deze marktconsultatie wordt door gemeente Leeuwarden uitgevoerd ter voorbereiding op een te starten aanbestedingstraject voor een nieuw roostersysteem voor personeelsplanning. De gemeente Leeuwarden onderzoekt de mogelijkheden om een nieuw meerjarig contract af te sluiten met een of meerdere leverancier(s). Binnen verschillende afdelingen van de gemeente Leeuwarden wordt gewerkt met roosters om de inzet van
personeel te plannen. Momenteel worden hiervoor meerdere systemen en werkwijzen gehanteerd. In het kader van efficiëntie, uniformiteit en rechtmatige inkoop onderzoekt de gemeente de mogelijkheden om het roosteren organisatiebreed meer eenduidig in te richten. Een generieke, schaalbare oplossing kan bijdragen aan betere ondersteuning van de processen en efficiënt beheer. Het doel van deze consultatie is om te verkennen of er een roostersysteem op de markt beschikbaar is dat breed toepasbaar is binnen de gemeentelijke organisatie, en tegelijkertijd aansluit bij de specifieke behoeften per afdeling. De uitkomst van de marktconsultatie zal mede richting geven aan een eventuele aanbesteding, die bij voorkeur in het vierde kwartaal van 2025 wordt gestart. De beoogde implementatie zal dan gefaseerd plaatsvinden in 2026 en 2027.
De beoogde oplossing dient qua functionaliteit een evenwicht te bieden tussen gebruiksvriendelijkheid en functionaliteitsomvang: met meer mogelijkheden dan het huidige systeem JCC, maar zonder de uitgebreide schaal en complexiteit die kenmerkend zijn voor een platform als Verint.
Voor een toekomstbestendig roosterprogramma zijn enkele kernfunctionaliteiten van essentieel belang. Het systeem moet onder andere ondersteuning bieden voor forecasting, waarbij historische gegevens worden ingezet om toekomstige personeelsbehoeften beter te kunnen voorspellen. Een integratie met de telefoniecentrale zou hierbij waardevol zijn. Door realtime -informatie, zoals het aantal inkomende gesprekken, te benutten, kan het systeem helpen de benodigde bezetting nauwkeuriger af te stemmen op de actuele vraag. Dit draagt bij aan een efficiënter planningsproces en een beter voorspelbare inzet van personeel.
Marktpartijen wordt gevraagd een vragenlijst in te vullen, waarin onder andere wordt ingegaan op functionele en technische mogelijkheden, implementatieaspecten, koppelingen capaciteitsplanning en marktinnovaties. Deze vragenlijst is als bijlage opgenomen in de marktconsultatiedocumenten. De schriftelijke respons dient als input voor het verder concretiseren van de inkoopstrategie en het Programma van Eisen (PvE).
De gemeente Leeuwarden beseft dat het invullen van een marktconsultatie tijd en moeite kost. Desondanks hoopt de gemeente dat u deze
moeite wilt nemen en de gemeente van de gevraagde informatie wilt voorzien. Dit helpt Leeuwarden enorm om een zorgvuldig aanbestedingstraject te organiseren.
Bron: Tenderned dinsdag 22 april 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/375831
Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 23 april 2025