Marktconsultatie gevaarlijke stoffen in collecties Koninklijke Bibliotheek

In de collecties van de KB komen gevaarlijke stoffen voor. Zware metalen zoals arsenicum, kwik, lood en chroom zijn gebruikt in kleur- en verfstoffen die werden toegepast om boeken te verrijken. Deze stoffen kunnen op verschillende plekken op een object worden aangetroffen. Zo kan het worden aangetroffen op de boekband, rug, hoeken, snedes, schutbladen of linten (lees- en
sluitlinten). Op dit moment kan de KB alleen op arsenicum testen met een tijdrovende indicatortest in het laboratorium van het atelier. Andere mobiele analysetechnieken, zoals röntgenfluorescentie (XRF) en Ramanspectroscopie (RAMAN), zouden op locatie in de magazijnen kunnen worden toegepast, om sneller niet alleen arsenicum maar ook andere gevaarlijke zware metalen zoals lood, kwik en chroom vast te stellen.

In de ARBO wet- en regelgeving wordt aangegeven hoe een werkgever met deze gevaarlijke stoffen dient om te gaan als medewerkers hieraan worden blootgesteld. Deze stoffen zijn aangemerkt als CMR-stoffen (carcinogene, mutagene en/of reproductie-toxische stoffen). Als onderdeel van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) moet een werkgever ook de blootstelling aan gevaarlijke stoffen beoordelen. Dat betekent voor de KB, waar we niet de optie hebben om gevaarlijke stoffen in collecties af te voeren, dat de KB verplicht is om aanraking hiermee te voorkomen. De KB wordt gehouden aan het ALARA principe, waarbij blootstelling ‘as low as reasonably possible’ wordt gehouden. Daarbij is het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen de laatste toegestane maatregel. Er wordt dus van de KB gevraagd om met maatregelen te komen die het veilig werken met besmette collectie-items  voor een groot deel mogelijk maken zonder dat medewerkers zich persoonlijk moeten beschermen. Om dit te kunnen doen, moet de KB weten welke items in de collectie gevaarlijke stoffen bevatten. Daarvoor moeten delen van de collectie worden gescreend op deze gevaarlijke stoffen. Daarbij is het nemen van monsters voor analyse geen optie – de toegepaste techniek moet in-situ en nondestructief zijn.

De scope van het screeningsproject is als volgt:
• gevaarlijke stoffen gebruikt in kleur- en verfstoffen: arsenicum, lood, chroom en kwik (zware metalen gebruikt om kleuren te maken)
• de te testen collectie:
o de huidige aanname is dat minstens een half miljoen signaturen moet worden gecheckt op zware metalen. NB: één signatuur kan uit meerdere items bestaan. Dit komt overeen met circa 650.000 banden. Op basis van de resultaten van de analyses zou via patroonherkenning en aanvullend onderzoek dit aantal naar boven of beneden bijgesteld kunnen worden.
o De gevaarlijke stoffen kunnen op verschillende plekken op een object worden aangetroffen. Zo kan het worden aangetroffen op de boekband, rug, hoeken, snede, schutbladen of linten (leeslinten en sluitlinten).

Om aan de arbo wet- en regelgeving te kunnen voldoen is de voorgestelde aanpak om

• besmette collectie op item niveau te identificeren,
• deze items zichtbaar te markeren (markeren van het object én melding opnemen in de catalogus) en
• de blootstelling aan deze stoffen te beperken door deze items te ‘isoleren’ (i.e. een geschikte verpakking aanbrengen).

Deze markconsultatie gaat over de eerste stap – het identificeren van gevaarlijke stoffen op object/item-niveau in de collectie in een grootschalig screeningsproject. Vanwege de aanstaande verhuizing van de gehele collectie naar het externe nieuw boekenmagazijn, staat deze screening onder tijdsdruk. De gehele collectie wordt verhuisd in de periode van medio 2027 – medio 2029. In de voorbereiding van de collectie op de verhuizing zouden de positief geteste items voorafgaand aan de verhuizing moeten worden geïsoleerd. Dit resulteert in een beschikbaar tijdsbestek voor de screening van nu tot begin 2029.

Op 7 augustus 2025 van 10:00 tot 11:30 uur en op 14 augustus 2025 van 13:00 tot 14.30 uur krijgen geïnteresseerde marktpartijen de gelegenheid de betreffende collectie te aanschouwen om een beeld te krijgen van de uit te voeren werkzaamheden, de mogelijkheden en onmogelijkheden. De locatie van de schouw is Koninklijke Bibliotheek, Prins Willem-Alexanderhof 5, Den
Haag. Tijdens de schouw mogen maximaal twee personen van een geïnteresseerde marktpartij aanwezig zijn. Aanmelding voor de schouw dient te geschieden voor 6 augustus 2025, 12:00 uur. Geïnteresseerde marktpartijen kunnen een keus maken om of 7 of 14 augustus 2025 de ruimten en de collectie te bekijken. Aanmelden voor de schouw kan via de Berichtenmodule in Tenderned.

De hoofddoelstelling van de marktconsultatie is om een mogelijk aanbestedingstraject af te stemmen op de visie en ambitie van de KB binnen de mogelijkheden die er in de markt zijn. De KB probeert met deze marktconsultatie inzicht te krijgen in de volgende onderwerpen:
• Inventariseren welke marktpartijen binnen de EU ervaring hebben met dit onderwerp.
• Bepalen welke analytische techniek(en) geschikt zijn om in te zetten voor het identificeren van gevaarlijke stoffen binnen de collectie van de KB. Het gaat om de in kleur- en verfstof toegepaste zware metalen arsenicum, kwik, lood en chroom.
• Inzichtelijk krijgen of de gehele workflow aan één partij kan worden uitbesteed, of dat het project opgesplitst dient te worden in kleinere deelpakketten.
• Bepalen hoeveel collectie-items met de inzet van de beoogde techniek kunnen worden geanalyseerd in de beschikbare tijd voorafgaande aan de grote aanstaande collectieverhuizing naar het nieuwe boekenmagazijn.
• Inzicht krijgen in de werkmethode / -proces op locatie in de magazijnen.
• Inzicht krijgen of deze analyse technieken/screening impact kan hebben op de toegankelijkheid van de magazijnen en de collectie, waardoor de dienstverlening potentieel kan worden verstoord. Bijvoorbeeld omdat de ruimte niet toegankelijk is
tijdens de analyses?

De marktconsultatie bestaat uit een schriftelijk gedeelte waarbij wordt verzocht op een klein aantal vragen te reageren en optioneel verduidelijkende gesprekken op 15 september 2025.

Bron: Tenderned woensdag 30 juli 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/387956

Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 31 juli 2025