Leveren van Audiovisuele middelen: familiecollusie?

Een leuke opdracht voor het leveren van audiovisuele apparatuur voor het gemeentehuis is uitgemond in een aanbestedingsnachtmerrie. De adviseur die al op het gebied van inkoop adviseerde, kon zijn eigen familielid warm aanbevelen. De concurrent pikte dat niet en kreeg er gelijk mee voor de commissie van aanbestedingsexperts.

Die concurrent wordt in het advies van de commissie Ondernemer genoemd.

3.2. Ondernemer heeft deelgenomen aan de aanbestedingsprocedure. Het inkoopbureau heeft op 10 juni 2024 namens aanbesteder aan ondernemer de gunningsbeslissing verzonden waarin staat dat zijn inschrijving niet als beste is beoordeeld.
Uit de brief blijkt dat aanbesteder voornemens is de opdracht te gunnen aan onderneming X. Uit de gunningsbeslissing blijkt verder dat ondernemer op elk van de
gunningscriteria (SG-1 (a) en (b), SG-2 en SG-3) ‘matig’ heeft gescoord, terwijl
onderneming X steeds ‘uitstekend’ heeft gescoord. Na het zien van de scores is ondernemer op onderzoek uitgegaan en heeft ontdekt dat een familierelatie bestaat tussen Y, de materiedeskundige en eigenaar van het adviesbureau, en een installateur van onderneming X. Ondernemer is van mening dat aanbesteder de aanbestedingsbeginselen heeft geschonden omdat sprake was van een belangenconflict.
3.3. Ondernemer heeft op 21 juni 2024 bij het inkoopbureau bezwaar gemaakt tegen de gunningsbeslissing. In de brief uit ondernemer zijn bezwaren ten aanzien van
het belangenconflict en de scores die door aanbesteder zijn toegekend aan de verschillende onderdelen van zijn inschrijving. Het inkoopbureau heeft het bezwaar
aan aanbesteder doorgezonden.
3.4. Ondernemer heeft op 24 juni 2024 via TenderNed eveneens bij aanbesteder bezwaar gemaakt tegen de gunningsbeslissing.

Het verweer van de gemeente is nogal teleurstellend. De letterlijke woorden ontbreken ons in het commissieverslag.  Een pleidooi dat toeziet op onbekende kennis.”Wir haben es nicht gewusst.” Ja maar moet je dat als gemeente niet gewoon weten, weet je wel, wat er allemaal niet over een gewone burger in dat gemweb staat? Daar gaat de Commissie vanzelfsprekend niet op in.

Aanbesteder heeft op 27 augustus 2024 op de e-mail van de Commissie van 20 augustus 2024 gereageerd. De reactie van aanbesteder komt voor zover relevant
erop neer dat aanbesteder vooraf niet op de hoogte is geweest van nauwe familierelatie tussen de door aanbesteder ingehuurde adviseur en de uiteindelijke winnaar
van de aanbesteding.

3.12. Aanbesteder heeft de opdracht inmiddels definitief aan onderneming X gegund.

Toch verrassend is dat de Commissie de klacht gegrond acht,

5.10. De Commissie is van oordeel dat de klacht gegrond is. Ondernemer heeft voldoende objectieve gegevens aangedragen op grond waarvan kan worden aangenomen dat sprake is van een belangenconflict. Aanbesteder heeft onvoldoende
maatregelen genomen het belangenconflict doeltreffend te voorkomen, te onderkennen en op te lossen. Hierdoor heeft aanbesteder het gelijke speelveld geschonden en de transparantie van de procedure onvoldoende gewaarborgd

Ook de Commissie blijkt te vinden dat passief afwachten tot anderen belangenverstrengeling vermoeden, niet genoeg is.

Uit Europese jurisprudentie volgt dat een aanbestedende dienst in
dat geval een actieve rol heeft en alle relevante omstandigheden diepgaand moet
onderzoeken (HvJ EU 12 maart 2015, zaak C-538/13, eVigilo, r.o. 43-45). Aanbesteder heeft dit nagelaten. Hij heeft slechts gesteld dat hij vooraf niet op de hoogte
was van de nauwe familierelatie tussen Y en Y jr. De omstandigheid dat aanbesteder hiervan niet wist, ontslaat hem echter niet van zijn verplichting onderzoek te
doen indien door ondernemer verstrekte informatie wijst op een belangenconflict
in de zin van artikel 1.10b lid 2 Aw 2012.

De zaak heeft een hoog “en nu”gehalte op het eind omdat de CvA een adviesorgaan is en geen rechter, en dus ook geen zaken kan afdoen.

Was het nu ook zo geweest met een quasi inhouse aanbesteding? Naar alle waarschijnlijkheid hadden wij als openbaar publiek dan nooit kennis genomen van de opdracht, laat staan aan wie gegund werd. Ambtenarenzonen mag je wel altijd alles gunnen zonder dat de aanbestedingsdrempel dwars komt te liggen. De ene zoon is de andere niet.