leverancier gezocht van AV-middelen voor Waterschap Vechtstromen

Het Waterschap Vechtstromen is op zoek naar één leverancier voor de levering van AV-middelen en aanverwante dienstverlening, op meerdere locaties van het Waterschap (aanbestedende dienst). Momenteel heeft aanbestedende dienst een zevental kantoorlocaties, met het hoofdkantoor gevestigd in Almelo. Daarnaast beschikt de aanbestedende dienst over regiokantoren in Hardenberg, Hengelo, Sleen en Emmen. Ook zijn er een aantal kleinere locaties welke fungeren als kantoorlocaties.

De overeenkomst met de huidige leverancier voor de levering van AV-middelen is uitgenut, waardoor deze aanbesteding wordt
uitgevoerd. De afgelopen vier jaar was de totale spend binnen het contract €185.000,-, werd er zeven keer een nieuwe installatie
afgenomen en vindt er jaarlijks zo’n vijf keer service plaats. Aanbestedende dienst verwacht de komende jaren meer in te zetten op MS Teams Rooms, waardoor de raming van de opdracht voor de komende vier jaar de Europese Aanbestedingsgrens overschrijdt.
De doelstelling van deze aanbesteding betreft:
● Het overeenkomen van goede en betrouwbare leveringen van AV-middelen, waarmee benodigde vergaderruimtes uitgerust zijn
met de juiste AV-middelen om zowel hybride als online effectief vergaderingen te faciliteren, ongeacht de locatie;
● Efficient beheer en onderhoud zodat de dienstverlening van aanbestedende dienst zo min mogelijk wordt verstoord;
● Eenvoudig gebruik en beheer van de AV-middelen waardoor zo min mogelijk ondersteuning voor eindgebruikers en medewerkers nodig is;
● Grip op (marktconforme) kosten;
● Het ongestoord continueren van de huidige werkprocessen en -activiteiten bij de aanbestedende dienst.

Binnen de scope van de opdracht wordt gerekend:
● Het leveren en gebruiksklaar installeren van alle benodigde (nieuwe ) Microsoft Teams Rooms certified AV-middelensets, bestaande uit: projectoren, beeldschermen (zonder narrowcasting), tablets, geluidsinstallaties, microfoons, camera’s, bekabeling (dus ook: HDMI-bekabeling) en bedieningssoftware;
● Het leveren en gebruiksklaar installeren van schermen zonder narrowcasting;
● Reparatie aan de AV-middelensets (hardware) op het gehele assortiment;
● Support en ondersteuning in beheer en onderhoud, wanneer hiervoor een behoefte ligt bij de IT-afdeling, bestaande uit:
● Het uitvoeren van updates;
● Verwerken van storingen;
● Het (ver)plaatsen van AV-middelen en schermen gedurende de looptijd van de raamovereenkomst in het geval van uitbreiding en/of verhuizing van AV-middelensets en schermen binnen de locaties van opdrachtgever.

Momenteel maakt aanbestedende dienst geen gebruik van schermen aan de buitenwand van de vergaderruimtes waarin de
beschikbaarheid van de vergaderruimte getoond wordt, wellicht heeft zij in de toekomst behoefte om dit wel af te nemen. Inschrijver geeft in het prijzenblad de kosten op welke zij hiervoor hanteert (incl. toelichting), dit wordt geen onderdeel van de inschrijfprijs maar geldt wanneer aanbestedende dienst er gebruik van wenst te maken.

De raamovereenkomst wordt aangegaan met een initiële looptijd van twee jaar met als ingangsdatum 1 december 2025. Na deze initiële looptijd heeft opdrachtgever de mogelijkheid om de raamovereenkomst te verlengen met twee keer één jaar.
Bij start van de dienstverlening (in het eerste jaar) zullen er 43 ruimtes binnen de locaties van Aanbestedende dienst overgaan naar MS Teams Rooms. De geraamde waarde van de totale opdracht over de volledige looptijd van de raamovereenkomst – inclusief de mogelijke verlenging – komt neer op een totale indicatieve waarde van circa €300.000,-. Deze raming betreft een indicatie van de omvang van de opdracht; aan deze indicatie kunnen door de opdrachtnemer geen rechten worden ontleend.

Bron: Tenderned donderdag 11 september 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/392195

Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 12 september 2025