KVK zoekt ERP-systeem

KVK biedt informatie, voorlichting en ondersteuning aan ondernemers bij de belangrijke thema’s op ondernemersgebied. Denk aan: starten, groeien, innoveren, internationaliseren maar ook aan verantwoord stoppen en overdracht. Onze wettelijke taken zijn gericht op het registreren, informeren en adviseren van ondernemers. KVK digitaliseert steeds verder en we maken daarmee onze producten en diensten toegankelijker voor ondernemers. Vanuit het Handelsregister voorzien we hen van relevante en actuele informatie en adviezen. Om sneller in te spelen op de wereld van de ondernemer, gaat KVK in een hogere versnelling werken. Meer agile, data gedreven en digitaal. Het fundament in de organisatie is hiervoor de afgelopen jaren gelegd. KVK is een zelfstandig bestuursorgaan.

De afdelingen ICL (Team Inkoop, Contracten en Licenties) en F&C ( Finance & Control) hebben het doel om efficiënter te gaan werken en betrouwbare data gaan leveren voor besluitvorming. Hiervoor willen zij een verbeterde inrichting van het ERP-systeem inzetten die beter geïntegreerd is in de inkoop,- en financiële processen.

Binnen de afdeling F&C wordt op dit moment AFAS gebruikt als financieel pakket. AFAS wordt gebruikt voor:
● Grootboekadministratie met verbijzondering naar kostenplaatsen en projecten
● Financiële Verslaglegging
● Materiele vaste activa en afschrijvingen
● Verplichtingenadministratie
● Vastlegging van contracten en contractwaarden
● Urenregistratie
● Verkoopadministratie (aangestuurd door een intern financieel integratie domein)
● Debiteuren- en crediteurenadministratie
● Verwerking van bankafschriften via een bankkoppeling
● Budgettering, prognoses en P&C Tijdschrijven (urenverantwoordingen van medewerkers en ingehuurde krachten)
● Reversed billing van leveranciers
● Goedkeuringsflows op basis van vastgestelde mandaatregeling
● App via de de app store te downloaden met goedkeuringsfunctionaliteit en tijdschrijven (urenregistratie)
Op dit moment zijn er ongeveer 50 gebruikers die AFAS voor financieel gerelateerde werkzaamheden gebruiken. Daarnaast zijn er nog 1500 gebruikers die AFAS gebruiken voor het verantwoorden van uren, goedkeuren van uren, verplichtingen en inkoopfacturen en het invoeren van verplichtingen en het verkrijgen van inzicht. Alle gebruikers loggen in via Single Sign-On (SSO). KVK bestaat uit één entiteit en voert één administratie.

De wens van KVK is een optimaal ingerichte applicatie die de financiële en contractmanagementprocessen integreert in één applicatie, waarbij consistente, datagedreven informatie leidend is. De applicatie zorgt voor inzicht, foutloze transacties, automatische controles, workflows (flexibel in te richten in overeenstemming met de mandaatregeling van KVK), betrouwbare meting van leveranciersprestaties en volledige traceerbaarheid van
verplichtingen, bestellingen, leveringen en betalingen. Enkelvoudige vastlegging van gegevens is hierbij essentieel.
Voor de financiële processen vraagt KVK een applicatie die minimaal de processen faciliteert, die genoemd zijn bij de huidige situatie financieel pakket. KVK vraagt een applicatie die minimaal de volgende processen faciliteert, voor team ICL (focus op C2P) zijn de volgende processen essentieel:
● Intakemanagement
● Contractregistratie
● Stuurinformatie voor spendmanagement
● Alerts en signaleringen (verlengingen, opzegtermijnen, verlopen certificaten, evaluatiemomenten en KPI deadlines)
● Geautomatiseerde flow voor het realiseren van goedkeuring op vastgestelde momenten, in overeenstemming met interne governance
● Contract Lifecycle Management waaronder; monitoren en bijhouden van contractverplichtingen, contractwijzigingen, acties en besluiten, risico’s en issues gedurende de duur van een contract.
● Contract KPI’s en performance monitoring (prijsafspraken, SLA’s, aan te leveren rapportages)
● Contractverwachting ten opzichte van realisatie (uitnutting van contracten, budgetbewaking, analyse van contractwaarde, afwijkingsrapportages)
● Integratie met contractmanagement en financiën (3 way matching, link met leveranciersperformance)
● Inzicht voor gebruikers:
● Een werkvoorraad waarin duidelijk wordt welke taken zij dienen uit te voeren
● Wat de status is van goedkeuring binnen een goedkeuringsflow
● De beschikbare afgesloten overeenkomsten
● De mogelijkheid tot het afroepen van uit een catalogus
● Inzicht in KPI’s en performance monitoring

De performance en flexibiliteit van de applicatie zijn voor KVK van groot belang. Dit hangt samen met het aantal verkoopfacturen dat KVK verwerkt en verstuurt. Momenteel worden jaarlijks circa 1.500.000 verkoopfacturen gegenereerd, bestaande uit ongeveer 3.000.000 orderregels. Als gevolg van mogelijke wetswijzigingen kunnen deze volumes in de toekomst aanzienlijk wijzigen. Het aantal verkoopfacturen kan afnemen tot circa 700.000 per
jaar, maar ook toenemen tot circa 5.000.000 per jaar. De applicatie moet voldoende schaalbaar en flexibel zijn om beide scenario’s te kunnen ondersteunen, zonder dat dit leidt tot onaanvaardbare gevolgen voor de performance.

De te sluiten overeenkomst heeft een initiële looptijd van vijf jaar en treedt naar verwachting in werking op 1 januari 2028. Na afloop van de initiële looptijd heeft de opdrachtgever het recht de overeenkomst eenzijdig onder ongewijzigde voorwaarden vijfmaal te verlengen met een periode van telkens twee jaar.

Bron: Tenderned zondag 30 augustus 2026

Aanbestedingsnieuws 11e jaargang editie 1 september 2026