Kantoormeubilair en lockers gemeente Hardenberg

Het gemeentehuis van Hardenberg is een indrukwekkend en innovatief bouwwerk dat de entree van het stadscentrum markeert. Het gebouw bestaat uit vijf verdiepingen in een ronde vorm dat op de verdiepingen is afgeschuind, hetgeen resulteert in een opvallende vorm. Bij de oplevering was het gemeentehuis van Hardenberg het meest duurzame gemeentehuis van Nederland, wat de ambitie van de gemeente op het gebied van duurzaamheid weerspiegelt. Dit
gebouw toont aan dat functionaliteit en milieubewustzijn hand in hand kunnen gaan.

Als vervolg op de ervaringen tijdens de COVID-19 heeft de gemeente richtlijnen ontwikkeld voor hybride werken. Hierin zijn uitgangspunten opgesteld ten behoeve van thuiswerken en de facilitering hiervan door de gemeente. Door groei vanuit de ambities van de gemeente en de dienstverlening die wordt geleverd aan de gemeente Ommen wordt op dit moment een nevenlocatie “De Stelling” gehuurd. Door het hybride werken en de beëindiging van de
dienstverlening voor de gemeente Ommen wordt in 2025 de huur van de nevenlocatie beëindigd. Door de nieuwe manier van (hybride) werken is de wens ontstaan om ook andere werkvormen toe te passen. Daarnaast komen de circa 80 collega’s die nu nog op de locatie De Stelling werken, erbij in het gemeentehuis waardoor extra werkplekken gerealiseerd moeten worden. Om deze reden ondergaat het gemeentehuis begin 2025 een interne herinrichting. Doel is om het aan te laten sluiten bij de huidige ontwikkelingen (hybride werken) en toekomstbestendig te maken. Denk bij de herinrichting bijvoorbeeld aan een andere indeling op de verdiepingen, toevoeging van gespreks- en vergaderruimten. Ook worden wanden geplaatst, verplaatst of verwijderd en vloerbedekking waar nodig vernieuwd. Het binnenklimaat en akoestiek zijn hierbij belangrijke aandachtspunten. De herinrichting van het gebouw is geen onderdeel van de scope van deze aanbesteding. Uitgangspunten bij de herinrichting is doelmatig en sober. De herinrichting valt samen met een natuurlijk moment voor de vervanging en opfrissing van het huidige meubilair. Het kantoormeubilair dat momenteel in gebruik is, is grotendeels in 2012
aangeschaft en inmiddels versleten en economisch afgeschreven. Dit geldt in het bijzonder voor de bureaustoelen.

Met de herinrichting van het gemeentehuis willen we het volgende bereiken:
1. Het bieden van een omgeving waar medewerkers en bezoekers zich prettig en welkom voelen.
2. Een toekomstbestendige werkomgeving die (hybride) werken goed en veilig faciliteert.
3. Een werkomgeving die samenwerking en een ‘wij-gevoel’ ondersteunt.
4. Het leveren van een bijdrage aan verduurzaming van de bedrijfsvoering.
5. Door middel van deze aanbesteding een partnership en samenwerking opbouwen die waarde toegevoegd voor beide partijen.

Naast het toegevoegde Programma van Eisen is het ontwerpbureau Zwaag Interieur gevraagd om een Voorlopig Ontwerp (VO) te maken van de nieuwe herinrichting en indeling van het gemeentehuis. Het VO en de sfeerbeelden herinrichting gemeentehuis worden als basis gezien voor deze aanbesteding.
Het opgestelde VO zal -voor wat betreft de inrichting- samen met de ontwerper, de gemeente en de winnende inschrijver worden vertaald naar een definitief ontwerp (DO). De gewenste FaaS-oplossing (Furniture as a Service) dient de volgende elementen te omvatten:
• Levering van doelmatig en kwalitatief hoogwaardig kantoormeubilair op basis van een maandelijks abonnement.
• Onderhoud, reparatie en vervanging van meubilair gedurende de contractperiode.
• Advies bij het maken van duurzame keuzes gedurende de contractperiode.
• Asset management en meubelbeheersysteem voor efficiënte administratie.
• Flexibiliteit in aanpassing van de inrichting. Een actuele Look en feel en veranderende behoeften.
• Periodieke controle en optimalisatie van de werkomgeving.
• Duurzame verwerking en hergebruik van meubilair aan het einde van de gebruiksperiode.
• In het document Bouwstenen losse Inrichting staan onder andere 285 meubels die op dit moment in gebruik en eigendom van de gemeente zijn. De gemeente heeft de intentie om deze te laten refurbishen en als onderdeel in de FaaS constructie op te nemen.

De gemeente wil een gedeelte van het huidig meubilair verkopen. De gewenste situatie is dat dit proces efficiënt, duurzaam en transparant verloopt. Het doel is om zo veel mogelijk waarde te behouden door hergebruik, verkoop of recycling van het meubilair, waarbij een duurzame oplossing vooropstaat. Bij hergebruik kan ook worden gedacht om het huidig meubilair in te zetten op andere locaties van de gemeente (zoals bij zwembaden). De verkoop moet op een verantwoorde manier plaatsvinden, met oog voor milieuvriendelijkheid en sociale verantwoordelijkheid.

De te sluiten raamovereenkomst gaat in op 17 februari 2025 en heeft een initiële looptijd van twee (2) jaar. De Raamovereenkomst kan door de gemeente optioneel tweemaal met vier jaar verlengd worden. Deze aanbesteding geschiedt volgens de Europese openbare procedure.

Voor geïnteresseerde Inschrijvers bestaat de mogelijkheid om de locatie, Stephanuspark 1, 7772 HZ te Hardenberg, te schouwen. Er mogen per Inschrijver maximaal twee personen aanwezig zijn. Uiterlijk maandag 4 november 2024, 15:00 uur dient iedere Inschrijver die gebruik wil maken van de mogelijkheid tot schouwen zich aan te melden vanuit de berichten module binnen Tenderned. De aanmeldingen betreffen in ieder geval de namen van de persoon die namens de inschrijver aanwezig is. De schouw zal plaatsvinden op dinsdag 5 november 2024, om 13:00 uur. Tijdens de schouw is er géén mogelijkheid om vragen te stellen en/of opmerkingen te plaatsen welke betrekking hebben op het gestelde in de offerteaanvraag en bijlagen. Deze dienen gesteld/geplaatst
te worden tijdens de inlichtingenronde (NvI).

Bron: Tenderned woensdag 30 oktober 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/355152

Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 31 oktober 2024