IT service meldingen systeem en facilitair meldingen systeem – ‘s-Hertogenbosch
Foto: Pixabay.com
In 2000 zijn de ICT-bedrijfsprocessen in beeld gebracht en o.b.v. deze bedrijfsprocessen en de technische architectuur is Heat aangeschaft en ingericht. 20 jaar en enige overnames later stopt de huidige leverancier Ivanti met de doorontwikkeling van Heat classic (zoals het nu heet). In de loop der jaren zijn we meerdere processen in Heat gaan registeren (bv intake-proces en
inkoopproces) omdat we dat systeem nu eenmaal hadden.
Een FMIS-systeem is het kernsysteem voor de afdeling Facilitaire Zaken (FZ). Het FMIS is de verbindende factor tussen FZ en haar klanten. Binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch werkt de afdeling Facilitaire Zaken al jarenlang met dezelfde
leverancier: ‘Facilitor’. Het FMIS is destijds (in 2009) ingericht voor:
• Stadskantoor
• WeenerXL
• Locaties Brede Bossche Basisschool (BBS)
Deze drie locaties hebben binnen Facilitor een eigen inrichting en zijn dus afwijkend van elkaar. Dit met als groot nadeel dat wijzigingen in het systeem voor één locatie niet corresponderen met de andere locatie(s). De BBS-locaties en WeenerXL werken ook met de basisfunctionaliteiten van een FMIS alleen maken beide locaties gebruik van modules die binnen het stadskantoor niet gebruikt worden:
• De BBS-locaties werken met automatische facturaties, die gebaseerd zijn op reserveringen in Facilitor. Wanneer een ruimte gereserveerd wordt op een BBS-locatie wordt automatisch elke 15e van de maand door de CFA de facturatie per post naar de gebruikers gestuurd. Dat vindt plaats in het financieel systeem.
• Bij de WeenerXL wordt gewerkt met de module objectenbeheer, deze staan in relatie met de NEN-keuringen en de technische dienst op locatie (denk aan de objecten in de productiehallen).
Doel van de aanbesteding is het selecteren van een nieuw informatiesysteem voor IT (ITMS) en FZ (FMIS). Doel voor ICT
is dat het systeem ondersteuning biedt bij de uitvoering van service-, incident-, problem- en changemanagement en dat zodanig te configureren is, dat de werking goed aansluit bij onze gewenste dienstverlening. ICT wil daarbij gebruik maken van standaard ITIL-processen (vanuit de gedachte system-of-record). In de nieuwe situatie is het de bedoeling dat de beheerders van de afdeling ICT en de beheerders van de drie decentrale afdelingen SIM gaan werken in hetzelfde systeem, samen met de FZ-afdelingen. Doel vanuit FZ is om naast meer synergie aan te brengen in de werkwijze, en eenheid in de uitstraling van het FMIS – te komen tot een meer toekomstbestendig systeem wat laagdrempelig is in het gebruik. In de huidige situatie is het systeem verouderd (gegevens vervuild) en stimuleert het de klant niet om actief meldingen aan te maken. Kern van het FMIS is het maken van facilitaire meldingen en facilitair reserveren en uitlenen.
Met de invoering van dit nieuwe systeem, faseren we het huidige systeem voor IT-meldingen uit (Heat) en vervolgens het facilitaire systeem (Facilitor). We willen starten met het neerzetten van de gezamenlijke basis, vervolgens meldingen implementeren (en dus Heat uiterlijk uitfaseren op 1 april 2023) aansluitend gevolgd door het inrichten van facilitair reserveren en uitlenen (en dus Facilitor uiterlijk uitfaseren op 1 november 2023).
De omvang van de opdracht is:
– Leveren, implementeren en onderhouden van de gevraagde ICT-oplossing t.b.v. ITMS/FMIS, conform gesteld in het Programma van eisen
– Inclusief de gevraagde koppelingen
– Inclusief de portaalfunctionaliteit
De af te sluiten overeenkomst gaat in op 01 april 2023 en eindigt op 31 maart 2028. Na het verstrijken van de looptijd kan de overeenkomst optioneel eenzijdig door de gemeente worden verlengd met twee periodes van twee jaar. Op deze opdracht is de GIBIT 2020 van toepassing. Nadat er uit de inschrijving is gebleken dat er geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn en, indien van toepassing, de inschrijver voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen en wordt voldaan aan hetgeen is opgenomen in het beschrijvend document zal de inschrijving verder beoordeeld worden. De beoordeling vindt plaats op basis van beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Bron: Tenderned donderdag 25 augustus 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/270286