Inkopen in tijden van crises, inkoopecosystemen, goede voorbereiding
(ai gegenereerd)
Richard Lennartz van UB Rijk / De Haagse Inkoop Samenwerking roept in een column op om inkooporganisaties anders in te richten, zodat specialistische inkopers zich nog beter kunnen specialiseren. Inkopers moeten daarin wat hem betreft, zonder administratieve belemmeringen en `verrekengeneuzel’ in staat zijn bij andere organisaties bij te springen, juist ook wanneer er een crisis is..
Daarbij roept hij ook op om anders te kijken naar de inkoopbehoefte. Het werkt niet om pas samen te werken op het moment dat er sprake is van een crisis. Crisissen, die de inkoopbehoefte vaak ingeven, moeten volgens hem worden gezien als een terugkerende constante. Lennarts:”We moeten erkennen dat we leven in een tijdperk van permanente crisis.
De klassieke cash cow strategie bestaat uiteraard nog, maar in toenemende mate alleen voor ‘pennen en potloden’. Voor de meeste andere goederen en diensten is het de uitdaging de belangen van de markt zoveel mogelijk in lijn te brengen met die van jou: gaat het met jou goed dan gaat het met de markpartij ook goed. Inkoop en aanbod samen aan dezelfde kant van de tafel. Open en transparant en vooral samenwerkend om Nederland weerbaar te houden. Om nieuwe technologieën meteen toe te kunnen passen en niet pas na de volgende aanbestedingsronde. En vaak nog beter: de overheid als Startup voor het ontwikkelen van nieuwe technologieën.
Steun voor zijn standpunt ontleent hij aan het promotieonderzoek van Esmee Peters. Zij benadert inkoop vanuit een netwerkperspectief. “Oftewel niet geredeneerd vanuit één inkooporganisatie, maar vanuit het perspectief dat meerdere inkooporganisaties in hetzelfde landschap schaarse producten moeten verwerven. Ze benadrukt dat dit niet werkt als je pas begint samen te werken op het moment dat de crisis losbarst. Want hoe weet je dan wie over de juiste skills en faciliteiten beschikt? Ze gebruikt daarvoor de analogie van nooddiensten, zoals de brandweer, politie en ambulance. De aard van de crisis bepaalt wie de leiding neemt en iedere dienst brengt eigen expertise mee. Cruciaal daarbij: nooddiensten oefenen voortdurend, evalueren en communiceren regelmatig, en zien elkaar niet pas als het kwaad al geschied is.”
Bron:
Lees verder:
In dit verband roept hij ook op om het promotieonderzoek van Esmee Peters bij te wonen, dat is op 3 juni 2025. Preparing for future crises through Public Procurement, dat wordt verdedigd op een seminar waar hij ook zelf spreker zal zijn.
Noot van de uitgever:
Aanbestedingsjurist en uitgever dezes Saskia Ploeg wil in dit verband graag ook in herinnering roepen dat de inkoop voor persoonlijke beschermingsmiddelen van meerdere kanten binnen dezelfde rijksoverheid en zelfs binnen hetzelfde Ministerie van VWS werd gedaan. Naast het Landelijk Consortium Hulpmiddelen ging Minister Hugo de Jonge zelf ook aan de slag om inkopen ook grootschalig te regelen, door middel van knuffelen met Sywert van der Linden. Met een groot overschot, een te hoge prijs en marktpaniek tot gevolg. Zie http://www.aanbestedingsnieuws.nl/knuffelen-als-nieuwe-inkoopmethodiek/
Anticiperen op inkoopcrises brengt niet alleen een voordeel voor inkopen maar ook voor de stabiliteit op relevante markten, nodig om betere beslissingen te maken. Beslissingen op het laatste moment kunnen -zeker wanneer die worden genomen door weinig beleidsmedewerkers aan de top van de organisatie, met minder bekendheid met het reguliere inkoopproces- worden ingegeven door vecht/vlucht-reacties, in de amygdala, waardoor meer rationelere hersendelen in dezelfde beleidsmedewerkers geen toegang hebben tot de besluitvorming. Zo werken hersenen nu eenmaal. Als mensen werkelijk korte of lange termijn paniek ervaren, dan komt er geen kennis meer binnen.
Je hippocampus is dan onbereikbaar voor je lichaam dat zich door allerlei stressoren alleen nog maar laat ingeven door je amygdala. En op zichzelf voor de mens in de vrije natuur is dat ook maar goed ook. Als je op vakantie in Bali oog in oog staat met een tijger, moet je je echt even losworstelen van het vormgeven van innovatieve aanbestedingen. Dan kan je niet gaan filosoferen over bestaande inkoopmethodieken.
Ook als de stress langer aanhoudt wanneer de paniek is weggeëbt, blijft die onrust nog doorwerken. Misschien niet meer vanuit paniek maar wel vanuit een bepaalde stress, een hormonale imbalans die ontstaat waardoor je ineens bezig bent met de inkoop van veiligheidsschoenen en niet meer nadenkt over kunst aan de muur. Dan is het buy buy buy, snel snel voor het donker thuis wat moeten we hebben, geen idee wat we moeten hebben wie regelt dat oh regel ik dat, ok wie moet ik hebben, oh dat weet je niet ok dan doe ik dat wat moet ik doen, ik google wel even, oh ik zie dat het heel duur is, omdat ineens iedereen dit middel wil hebben. Paniek is geen beste inkoopmethodiek.
en het vervolg:
http://www.aanbestedingsnieuws.nl/sywerts-mondkapjes-liggen-in-loods-klaar-voor-retour/
en over de gevolgen van Angst bij inkopen Angst, match making en het Pianoocongres daarin sprak in 2018 Aanbestedingsnieuws al over de relevantie van de amygdala voor besluitvorming in het inkoopproces. Het woord “permanente crisis” is wat dat betreft niet goed gekozen, mensen krijgen een hartaanval van het woord crisis, helemaal in combinatie met permanent. Dat merkte Aanbestedingsnieuws al in 2010 aan de dubbele kijkcijfers als we maar het woord kredietcrisis in de mond namen. Crisis crisis crisis. Iedereen leest ineens de krant wat vreemd nou.
Als de biologie het overneemt is er weinig beredeneerds meer aan ethiek, de vraag hoe te handelen. Vrije wil ja, de “vrije wil” om keihard weg te rennen tot je het 1 op 1 moet uitknokken, mano a mano, in een vergeefse doodsstrijd.
[…]
Een functie van onderhandelen is dat je die angsten wegneemt. In een aanbestedingsproces, dat om de eerlijke transparantie alle bilaterale onderhandelingen saboteert, heb je geen enkele kans om de angsten van jezelf weg te nemen met vragen. Laat staan die van een ander. Als je een vraag stelt op papier krijg je geen antwoord, omdat je volgens de ander naar de bekende weg vraagt. Dat levert alleen onzekerheid op.
Hoe voorkom je nu dat democratisch gekozen paniek de overhand krijgt over rationele afwegingen bij het inkoopproces. Door een goede voorbereiding. Preparing for future crises dus.
Aanbestedingsnieuws ziet reikhalzend uit naar dit seminar.
mr.drs. S.M. Ploeg
aanbestedingsjurist/uitgever
Job 14: 1 De mens, van een vrouw geboren, is kort van dagen, en zat van onrust.