ICT Infrastructuur t.b.v. De Vos scholen Vlaardingen
Laatst geupdate op juli 22, 2021 door redactie
De Vos Vlaardingen is, namens De Openbare Scholengroep Vlaardingen Schiedam (OSVS), van plan om door middel van een openbare Europese aanbesteding, waarop de meest recente versie van de Aanbestedingswet 2012 (Aw2012) van toepassing is, één aanbieder te selecteren en contracteren die op flexibele wijze het volledige beheer, transitie, transformatie van de ICT infrastructuur en werkplekvoorziening voor de organisatie van De Vos Vlaardingen kan verzorgen.
In de huidige situatie heeft De Vos Vlaardingen het beheer van de ICT infrastructuur en werkplekvoorziening uitbesteed aan een commerciële dienstverlener. Dit gebeurt niet in alle gevallen naar tevredenheid, zeker niet in relatie tot de hoge kosten. De Vos Vlaardingen heeft daarom besloten om per 1 januari 2022 uit te treden uit het samenwerkingsverband en de dienstverlening middels een aanbesteding te beleggen bij een externe commerciële partij.
Doel van de aanbesteding is het contracteren van één opdrachtnemer die op flexibele wijze het volledige beheer, transitie, de eventuele transformatie en het uiteindelijke beheer van de ICT infrastructuur en werkplekvoorziening voor de organisatie van De Vos Vlaardingen kan verzorgen. Belangrijkste doelstellingen voor deze aanbesteding zijn:
• Verhogen van de kwaliteit van generieke technische beheeractiviteiten en diensten
• Verlagen van de structurele kosten voor ICT diensten in het algemeen
• Vergroten van het adaptief vermogen van De Vos Vlaardingen: flexibel reageren op veranderingen en ontwikkelingen
• Flexibel op- en afschalen van de dienstverlening op basis van een wisselende bezetting van zowel personeels- als leerlingenaantal
• Borgen van de beschikbaarheid en veiligheid van de infrastructuur en componenten
Voor een hoogwaardige en continue bedrijfsvoering die de doelstellingen van De Vos Vlaardingen mogelijk maakt, is een moderne, robuuste en veilige ICT infrastructuur nodig die het voor gebruikers eenvoudig maakt gebruik te maken van hun informatievoorziening. Een dergelijke ICT infrastructuur bevat in onze visie vier bouwstenen: het werkplekconcept, de
applicatieservices, de (inter-)connectiviteit en het datamanagement. De scope van de dienst ICT-basisinfrastructuur is zodanig samengesteld, dat de bouwstenen die hier onderdeel van zijn een samenhangend geheel vormen die integraal een kwalitatief
betere dienstverlening opleveren dan wanneer deze zijn opgesplitst.
De Vos Vlaardingen zet in op een migratie door de geselecteerde ICT dienstverlener in de periode van 1 januari 2022 tot 1 februari 2022 naar de aangeboden ICT infrastructuur. Dit noemen we de Transitie fase. De beoogde situatie op 1 februari 2022 is beschreven; de aangeboden ICT dienstverlening is ‘as is’ ten opzichte van de huidige dienstverlening. De Vos Vlaardingen kent vier scholen, verdeeld over vijf locaties die allemaal een andere vorm van onderwijs bieden.
• Het Lyceum Vos – havo | vwo | gymnasium | tto
• De Mavo Vos – KBL-mavo | mavo | Liftklas
• Het College Vos – BBL | KBL | LWOO | Liftklas
• De Internationale Vos (2 locaties) | EOA | Liftklas
Zowel het aantal medewerkers als het aantal leerlingen op De Vos Vlaardingen fluctueert gedurende het jaar en ook gedurende verschillende jaren. Aantallen die geldend zijn voor het lopende schooljaar 2020-2021:
• Het Lyceum Vos – ca. 580 leerlingen
• De Mavo Vos – ca. 290 leerlingen
• Het College Vos – ca. 370 leerlingen
• De Internationale Vos (2 locaties) – ca. 210 leerlingen
Personeel totaal – ca. 195 medewerkers
De aanbesteding heeft als algemeen doel het sluiten van een overeenkomst met één opdrachtnemer met als voorwerp de in de aanbestedingsstukken omschreven opdracht. De opdracht zal worden gegund aan de ‘economisch meest voordelige inschrijving (EMVI)’ op basis van de beste verhouding tussen prijs, kwaliteit, garantie, service en flexibiliteit. De overeenkomst heeft als startdatum de datum van 1 januari 2022 en loopt tot 1 januari 2026 met de optie om de overeenkomst te verlengen met tweemaal twee jaren. De maxiimale looptijd inclusief verlenging is daarmee 8 jaar, eindigend in 2029. Deze Europese aanbesteding wordt uitgevoerd in de vorm van een Mededingingsprocedure met onderhandeling.De Vos Vlaardingen heeft de scope en doelstelling van de opdracht bepaald, maar wil in dialoog met de geselecteerde gegadigden afstemmen op welke wijze de implementatie en migratie van haar specifieke organisatie succesvol kan plaatsvinden.
Een herkenbare probleemstelling voor de redactie. Al in 1997 constateerde zij bij de uitbestede contracten voor systeem management en werkplek ondersteuning te hoge kosten en ontevredenheid bij de afdeling ICT en gebruikers. Toch lag dit niet aan de goede wil van de derde partij maar in de praktijk wilde het maar niet goed werken. De contracten zijn opgezegd en er is 3 man extra personeel aangetrokken, voor werkplekondersteuning, hands on hulp en applicatie beheer. Daar is toen zeer op bespaard en kwam er ruimte voor investeringen in platform, bekabeling.
Bron: Tenderned donderdag 22 juli 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/233672