HR-systeem gezocht door Nederlands Instituut Publieke Veiligheid
Het Nederlands Instituut Publieke Veiligheid (NIPV) is het publieke kennisinstituut voor een veilig en veerkrachtig Nederland. Het NIPV voert onafhankelijk en integer praktijkgericht onderzoek uit op het gebied van brandweerzorg en crisisbeheersing. Het team HR is binnen het NIPV verantwoordelijk voor het voeren van de personeels- en
salarisadministratie voor alle medewerkers met een NIPV arbeidsovereenkomst en voor stagiairs. Team HR adviseert over organisatie, capaciteit, rechtspositie, beleid, opleiding en ontwikkeling, externe inhuur en werving en selectie. Het NIPV bevindt zich op een strategisch moment waarin vervangingsbeslissingen genomen moeten worden met betrekking tot diverse ondersteunende systemen, waaronder financiën en inkoop. In de komende jaren zal het NIPV deze keuzes verder concretiseren. Het huidige HR systeem, ADP-workforce moet op dit moment worden vervangen. ADP ondersteunt vanaf 1 januari 2028 de overheidsmarkt niet meer.
De aanbestedende dienst is op zoek naar een opdrachtnemer die een HR systeem levert dat:
• de uitvoering van de personeels- en salarisadministratie binnen de kaders van de cao Rijk ondersteunt;
• een selfservice functionaliteit voor medewerkers en leidinggevenden biedt;
• efficiënte digitale workflows biedt die het administratieve proces voeden;
• een digitaal personeelsdossier biedt;
• rapportage, signaleringsmogelijkheden en export van HR data naar BI biedt;
• koppelt met tenminste de volgende bestaande applicaties: Ubeoo, Pardon Salaris, Exact Synergy, Exact Globe, Microsoft EntraID en tevens met de systemen van Belastingdienst, UWV, arbodienst en ABP (pensioen).
Mogelijk zijn er onderdelen die een relatie (lijken te) hebben met de opdracht, maar die door aanbestedende dienst expliciet buiten de scope van de beschreven opdracht worden gehouden. Het gaat hierbij om de volgende onderdelen:
• Werving en selectieproces vindt plaats binnen Ubeeo (wel link gewenst naar instroomproces);
• Registratie en contractering externe inhuur;
• Financiële administratie en betalingen;
• Urenverantwoording;
• Scenarioplanning;
• Planning inzet medewerkers of roosteren.
De opdracht betreft de implementatie van Software-as-a-Service (SaaS) om op een gebruikersvriendelijke en efficiënte manier de personeels- en salarisadministratie te kunnen voeren. Daarnaast dient er ondersteuning beschikbaar te zijn voor het gebruik, de uitbreiding en de verbetering van het HR-systeem. Daarbij worden technologische ontwikkelingen
(zoals AI) en standaarden benut. Het NIPV wil de verschillende bedrijfsvoeringssystemen beter met elkaar verbinden. Daarbij
is de strategie dat voor iedere toepassing het beste ondersteunende softwarepakket als bronsysteem wordt gekozen (best of breed) met mogelijkheden om data efficiënt en effectief te ontsluiten voor andere toepassingen. Het NIPV beschikt niet over Enterprise Service Bus (ESB) functionaliteiten.
De looptijd van de de te sluiten overeenkomst gaat in op 1 maart 2026 of zoveel later in het geval definitieve gunning niet vóór 1 maart 2026 kan plaatsvinden. De Overeenkomst wordt aangegaan voor een initiële duur van vier jaar. De aanbestedende dienst heeft de mogelijkheid om de overeenkomst zes keer onder dezelfde voorwaarden te verlengen met een periode van telkens één jaar.
Bron: Tenderned donderdag 23 oktober 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/398057
Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 24 oktober 2025
