HR softwarepakket gemeente Katwijk
De gemeente Katwijk (opdrachtgever) is van plan met één opdrachtnemer een overeenkomst af te sluiten met betrekking tot het gebruik van en dienstverlening rondom HR softwarepakket (SaaS oplossing) voor de personeels- en salarisadministratie die in eigen beheer worden uitgevoerd. De gemeente wil de HRM processen zoveel mogelijk digitaliseren en automatiseren zodat de
dienstverlening naar de organisatie geoptimaliseerd kan worden. Katwijk wil een opdrachtnemer contracteren die de personeels- en salarisadministratie en de gemeente ontzorgt, waarbij het HR softwarepakket in alle modules gebruiksvriendelijk werkt voor de gebruikers (HRM-medewerkers, managers en medewerkers). Het toekomstig HR softwarepakket dient dit te ondersteunen door bijvoorbeeld digitale workflows, automatische verwerking van verlofvormen in het salaris, hogere data integriteit standaarden waarbij data slechts op één plek ingevoerd of veranderd hoeft te worden en automatisch verwerkt wordt in andere relevante omgevingen. Medewerkers moeten een helder overzicht hebben welke modules ze waarvoor kunnen gebruiken en met enkele simpele handelingen hun aanvragen snel en correct verwerkt en afgehandeld zien worden. De opdrachtnemer moet het HR softwarepakket op een blijvend niveau aanbieden gedurende de looptijd van de samenwerking. De opdrachtnemer adviseert de opdrachtgever over nieuwe ontwikkelingen en verbeterkansen voor het gebruik van de software, waarbij het gedurende de looptijd van de overeenkomst compliant blijft met vigerende wet- en regelgeving en de cao Gemeenten en Rijk.
In de huidige situatie is er sprake van een beperkte digitale dienstverlening, verspreid over meerdere systemen. De ontwikkeling van
gedigitaliseerde werkprocessen en Employee – en Management Self Service is daarbij achtergebleven. Mede doordat het aantal administratieve taken en aantal medewerkers van de opdrachtgever is gegroeid, lijdt dit tot een inefficiënte werkwijze voor de gebruikers.
De opdracht bestaat uit een HR softwarepakket (SaaS oplossing) voor de personeels- en salarisadministratie met minstens de volgende onderdelen:
• Personeelsadministratie
• Salarisadministratie
• In-, door- en uitstroom van medewerkers in loondienst, medewerkers niet in loondienst (uitzendkrachten, externe inhuur, account-houders), politieke ambtsdragers, bijzonder ambtenaren van de burgerlijke stand,
• Employee Self Service en Management Self Service
• Functioneel beheer
• Rapportages
• Declaraties
• Formatiebeheer
• Ziekteverzuim
• Verlof
• Personeelsbegroting en salarisbudgetbewaking
• Gesprekkencyclus
• Persoonlijke ontwikkeling en competentiemanagement
• Urenregistratie
Daarnaast zijn onderdeel van de opdracht:
• Migratie van bestaande HR- en salarisgegevens tijdens de implementatie.
• Koppelingen met aanpalende systemen realiseren.
De uitvoering van de opdracht is gepland vanaf het moment van inwerkingtreding van de overeenkomst, gepland vanaf start voorbereidingen 1 oktober 2025; oplevering/acceptatie van het systeem 31 december 2025. Vanaf 1 januari 2026 dient de implementatie van het HR-systeem te zijn voltooid en per deze datum in gebruik te zijn om de PSA te verwerken. De looptijd van de
overeenkomst is tot en met 31 december 2029 met een optie tot eenzijdige verlenging van tweemaal één jaar.
Bron: Tenderned woensdag 25 juni 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/383630
Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 26 juni 2025
