HLT Samen zoekt zaaksysteem voor meerdere gemeenten

HLTsamen is de ambtelijke werkorganisatie van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. Op de bestuurlijk-politieke processen na, is de uitvoering van alle gemeentelijke werkprocessen van deze drie gemeenten ondergebracht bij HLTsamen. Met uitzondering van de collegeleden en griffiers van de drie betreffende gemeenten zijn alle werknemers in dienst bij HLTsamen. De dagelijkse leiding van de werkorganisatie is
in handen van een vijfkoppige directie, waarbij drie directeuren tevens gemeentesecretaris zijn van één van de drie betreffende gemeenten.

Deze organisatorische constructie heeft tot gevolg dat er op het gebied van informatie- en archiefbeheer sprake is van vier zorgdragers. Elke zorgdrager vormt een eigen archief c.q. archieven. Deze archieven dienen in de nieuwe oplossing duidelijk te onderscheiden zijn. Tegelijkertijd dient er tegelijk integraal gezocht kunnen worden in de archieven van alle vier de zorgdragers.

Het huidige contract van HLTsamen met Decos voor het zaaksysteem JOIN loopt af op 30 november 2026 en kan niet worden verlengd. Er is de ambitie om het nieuwe zaaksysteem beter te laten aansluiten op moderne informatiearchitecturen, zoals Common Ground. De aanbesteding richt zich op het vinden van een toekomstbestendige opvolger van JOIN. De aanbesteding staat los van de oplossingen voor meldingen
openbare ruimte (Fixi) en het klantcontactsysteem (JKC). Daarnaast is de organisatie een doorontwikkeling aan het maken in het gebruik van Microsoft 365.

Op dit moment beschikt HLTsamen in het huidige zaaksysteem over 677 gebruikers (named users). Het aantal concurrent users bedraagt momenteel één. In het systeem zijn ongeveer 855.000 zaken en 700.000 documenten geregistreerd. Voor de ingebruikname van de opvolger van JOIN zullen naar verwachting nog
verschillende vernietigingsprocessen binnen JOIN worden uitgevoerd, waardoor het totale volume zal afnemen.
Voorts is in 2024 Rx.Mission als volwaardig zaaksysteem in gebruik genomen voor Vergunningen, Toezicht en Handhaving. Sinds die tijd zijn, met een kleine uitzondering daargelaten, deze processen niet meer ondergebracht in JOIN. Dit zal ook gaan gelden voor diens opvolger.
Tijdens de contractduur wordt rekening gehouden met een groei van het aantal gebruikers en de behoefte aan opslag.

De opdracht bestaat uit softwarelevering, implementatie, adoptiebegeleiding, onderhoud en ondersteuning in de vorm van een SaaS-constructie. De te sluiten overeenkomst treedt naar verwachting in werking op 1 december 2026, of eventueel eerder na acceptatie van de oplossing. De overeenkomst heeft een maximale looptijd van tien jaar, opgebouwd uit:
• een vaste initiële looptijd van vier jaar, en
• drie verlengingsopties van telkens twee jaar.

Bron: Tenderned maandag 3 november 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/399455

Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 4 november 2025