GRIT aanbesteding weer eens vertraagd

Laatst geupdate op juni 1, 2019 door redactie

Defensie is bezig met een overleg met 2 consortia voor de ontwikkeling van een nieuwe GRIT techniek. De bedoeling daarbij is dat als onderdeel van de lopende aanbesteding Defensie het exclusieve gebruiksrecht van het door het overgebleven consortium ontwikkelde technisch ontwerp, alvast heeft verworven. De uitvaller is het Cheiron-consortium met onder andere HBE en de overblijver is een consortium met IBM, zo berichtte Computable al.

De aanbesteding is gestart in 2016 met de selectie van de partijen. In de periode medio 2017-medio 2018 is met deze partijen de dialoog gevoerd over het functioneel ontwerp en het technisch ontwerp voor de nieuwe IT-infrastructuur. Het functioneel ontwerp is eigendom van Defensie, de technische ontwerpen zijn momenteel nog het intellectueel eigendom van de marktpartijen. Een van de partijen heeft zich na beëindiging van de technische dialoog teruggetrokken, waarna de aanbesteding is voortgezet met het (edit:restant).

Kan dat dan aanbestedingsrechtelijk wel, nou daarvan had de Landsadvocaat al een en ander gezegd:

Uit advies van de Landsadvocaat, die in het hele aanbestedingstraject intensief betrokken is, blijkt dat het aanbestedingsrechtelijk niet meer mogelijk is om in deze fase de eerder afgevallen partij alsnog in het proces te brengen. Dat betekent dat het voortzetten van de aanbesteding met de resterende partij, die een technisch ontwerp heeft ingediend dat wel voldoet aan de eisen, aanbestedingsrechtelijk juist is.

(in de logica noem je zoiets waarbij alles dus na ” dat betekent” iets is wat dat helemaal niet noodzakelijk betekent, een non sequitur. Het volgt er niet uit. Meest waarschijnlijke verklaring is dus dat het dan wel niet zo zal zijn.)

Eerder verwachtte men dat de aanbesteding in het najaar van 2018 zou zijn afgerond. Bij de vorige brief (de 91) zou de aanbesteding op dat moment volgens Staatssecretaris Visser eind 2018 zijn afgerond. Het is 2019 en ook alweer bijna lente. Is er al eens iets afgerond? Visser zegt in een brief van afgelopen 21 februari:

Mede op basis van de aanbevelingen van Bureau ICT Toetsing (BIT) heeft Defensie echter geconstateerd dat de niet-technische aspecten van de beoogde
samenwerkingsovereenkomst nog niet op het vereiste niveau waren. Hieraan is de afgelopen maanden hard gewerkt, in nauw overleg met het overgebleven consortium en met steun van daarin gespecialiseerde externe partijen zoals de Landsadvocaat. Recent is het BIT gestart met een nieuwe toets, waarmee ik uitvoering geef aan de motie-Bruins Slot c.s. (Kamerstuk 31 125, nr. 88). Mede afhankelijk van de uitkomsten hiervan, zal de gunning waarschijnlijk niet eerder dan in het tweede kwartaal van dit jaar kunnen plaatsvinden.

Oei.. niet te best. Levert dat geen risico’ s op? Haakt dalijk de laatste ondernemer ook af? Hoe zit het dan met de kosten?

De hierdoor onstane vertraging in de aanbesteding levert een risico op. De wijze van aanbesteding vereist van de betrokken marktpartijen grote investeringen vooraf in de dialoogfase, zonder dat zekerheid over gunning bestaat. Voor de dialoog heeft het consortium een team samengesteld, dat nu in afwachting van voltooiing van de aanbesteding nog steeds beschikbaar wordt gehouden voor GrIT. Hiermee lopen de kosten voor het consortium nog steeds op en ontstaat er bij de partners in het consortium onzekerheid en druk om het personeel in het team voor andere opdrachten in te zetten. Dit zou echter ten koste gaan van de kennis en de band die het consortium en Defensie gedurende de dialoog hebben opgebouwd. Dit betekent een risico op kwaliteitsverlies voor de uiteindelijk oplossing.

Dus was het misschien toch niet zo handig om het ontwerp alvast te kopen voordat het resultaat geleverd werd? Nou daarom gaan ze dus nu een exclusiviteitsbeding vastleggen. Gelukkig dus maar dat er al een leverancier was opgewieberd, anders had je dat niet kunnen doen.

Omdat de consortiumpartners hiermee een deel van hun investeringen vooraf alvast vergoed krijgen, kunnen zij nu garanderen dat het bestaande team, ondanks de vertraging, gedurende de rest van de geplande aanbesteding intact blijft. Voor Defensie leidt deze verwerving niet tot meerkosten omdat de ontwerpvergoeding in mindering wordt gebracht op de contractprijs bij gunning.

Ja zo wil Aanbestedingsnieuws ook wel meedingen in een aanbesteding. Als je er van tevoren geld voor krijgt, voor al dat belachelijke gedoe wat helemaal niet kan en waar die ambtenaren je toch toe dwingen om je waren te verkopen. Of je dat dan een tenderkostenvergoeding of een ontwerpvergoeding noemt, dat maakt Aanbestedingsnieuws niet uit.Als we het maar niet naderhand moeten terugbetalen als de opdracht ons niet gegund wordt .

Wil het Ministerie dat wel?

Tevens geldt dat hoe het gunningsbesluit ook uitpakt, in elk scenario voor de vernieuwing van de IT-infrastructuur een goed technisch ontwerp essentieel is. Defensie heeft het technisch ontwerp hoe dan ook nodig. Deze verwerving is daarmee een ‘no regret’-maatregel, waarmee Defensie de beschikbaarheid van een uitstekend technisch ontwerp zeker stelt, hoe de rest van de aanbesteding ook zal verlopen.

Ik wil benadrukken dat Defensie zich met het verwerven van het technisch ontwerp op geen enkele manier verplicht om tot gunning over te gaan. Dat is een afzonderlijk besluit dat pas na voltooiing van de onderhandelingen, de business case en het nieuwe BIT-advies zal worden genomen.

Nou zo werkt aanbesteden dan misschien. Door te zeggen dat je aanbesteedt in dialoog. Zo alle andere aanbieders treiteren dan wel niet informeren dat ze niet komen. De daaruit volgende dialoog technisch overleg noemen en niet te beschouwen als een onderhandeling, maar als een aanbesteding met 1. In wezen is het dan allang geen aanbesteding meer maar een gewone inkoop met procedurele fratsels.

Maar nee het is toch een echte aanbesteding want je hebt nog een troef: advies inwinnen van de landsadvocaat. Hier en daar wat gunningskosten uitdelen die je dan ontwerpvergoeding noemt en kamerbrieven sturen dat alles weer eens is uitgesteld en vingers gekruist houden of de leverancier wel gaat leveren. En de hele tijd tegen het algemene publiek erbij vertellen wat de stand van zaken is zodat je alsnog opnieuw je eigen onderhandelingspositie ondermijnt. In combinatie met een rechtsbescherming die er alleen in naam is, omdat de winkans op een zaak tegen de overheid miniem is, kun je prima aanbesteden en alles gewoon inkopen.