Gorinchem wil een e-depot
De gemeente Gorinchem heeft besloten om qua informatievoorziening volledig digitaal te gaan werken. Deze stap betekent de wettelijke verplichting om een duurzame voorziening, een e-depot, in te richten ten behoeve van de overbrenging van digitale archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats.
De gemeente Gorinchem wil een digitaal archief als SAAS dienst inzetten waarbij het technische beheer, functionele ondersteuning onderdeel is van de dienstverlening van de aanbieding. De opdracht om dit realiseren omvat;
– Het beschikbaar stellen van SAAS e-depot omgeving (T, en P) overeenkomstig de eisen (minimaal),
– Het opleveren van een beveiligde koppeling met de omgeving(en) inclusief de ontsluiting via de infrastructuur van de gemeente,
– het opleveren van deze omgeving overeenkomstig de functionele eisen en wensen van de opdrachtgever,
– de functionele en technische ondersteuning van deze omgevingen,
– Het leveren van opleiding/ training voor het gebruik en beheer van deze omgevingen,
– Het leveren van de DVO en SLA in samenspraak met de opdrachtgever.
Op dit moment beschikt de gemeente Gorinchem nog niet over een digitale bewaarplaats en bestaat de opslag van archiefwaardige documenten deels analoog. Digitale documenten zijn op verschillende plaatsen opgeslagen en vaak lastig te vinden.
Het e-depot dient te voorzien in een organisatie welke zorgt voor duurzame en betrouwbare toegang tot digitale bestanden opgemaakt of ontvangen door de gemeente die voor permanente bewaring en op termijn te vernietigen in aanmerking komen. Concreet betekent dit:
– Archiefwaardige informatie die in werkprocessen ontstaat opslaan bewaren en beheren
– Dat deze informatie toegankelijk is en in tijd ook blijft
– Met als doel: laagdrempelig terug kunnen vinden, lezen en interpreteren van informatie ontsluiten en beschikbaarstelling van informatie.
– Dat deze informatie hergebruikt kan worden voor recht- en bewijszoekende burger dienstverlening
– Met informatiebeveiliging en privacybescherming in alle stadia van elementair belang
Het doel van de aanbesteding is om te komen tot een overeenkomst met één leverancier. De gemeente Gorinchem is van plan de overeenkomst af te sluiten met de inschrijver met de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV) of laagste prijs. Looptijd van de overeenkomst bedraagt vijf jaar initieel met een optie om nog eens tweemaal met 5 jaar te verlengen. Indien de overeenkomst na vijf jaar niet wordt verlengd, is de aanbestedende dienst niet verplicht de reden hiervan kenbaar te maken. De aanbestedende dienst heeft het voornemen om 28 oktober 2025 te hanteren als startdatum van de overeenkomst. De maximale waarde van de overeenkomst is €1.275.000,- over de totale looptijd van de overeenkomst (inclusief verlengingen en eenmalige kosten).
Bron: Tenderned donderdag 17 juli 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/386620
Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 18 juli 2025
