Gemeente Lansingerland op zoek naar systeemapplicatie contractenbank

De gemeente Lansingerland sluit jaarlijks een groot aantal contracten af. Deze contracten worden op dit moment decentraal door verschillende vakteams afgesloten, beheerd en gemanaged, met gebruik van uiteenlopende systemen zoals het Zaaksysteem, Corsa, gedeelde netwerkschijven (G-schijf) en Excelbestanden. Hierdoor ontbreekt het aan een centraal en integraal overzicht van lopende contracten en verplichtingen.
Naast inkoopcontracten gaat het ook om diverse andere contracten, zoals huur- en opstalovereenkomsten, die eveneens op een gestructureerde

manier gearchiveerd dienen te worden. In 2017 is binnen het Zaaksysteem een module toegevoegd voor het opslaan van contracten, maar uit een interne evaluatie in 2023, blijkt dat deze module beperkt wordt benut en dat het contractbeheer niet op orde is. Contracten worden momenteel op uiteenlopende en ongestructureerde manieren beheerd, wat leidt tot een gebrek aan inzicht in onder andere de inhoud en looptijden van contracten.

Deze versnippering veroorzaakt onder andere dat nieuwe aanbestedingen niet tijdig worden gestart, met als gevolg een verhoogd risico op onrechtmatigheden voor inkoopcontracten of bijvoorbeeld niet tijdig doorgevoerde indexaties op niet-inkoop contracten. Daarnaast is er binnen de gemeente nog geen centrale verplichtingenadministratie ingericht, waardoor ook onvoldoende zicht bestaat op de uitstaande verplichtingen. De gemeenteraad heeft in mei 2025 een besluit heeft genomen om passende systeemondersteuning aan te besteden. In november is dit besluit aangescherpt in het MT Bedrijfsvoering waarbij de keuze is gemaakt om passende systeemondersteuning voor de professionaliseringsambitie op het
gebied van contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement te zoeken in de markt. Voor de verplichtingenadministratie is besloten om vooralsnog gebruik te maken van het huidige financiële systeem.

Met deze aanbesteding beoogt de gemeente de volgende doelstellingen te bereiken:
• Professionalisering van contractbeheer en contractmanagement;
• Controle uitoefenen op en het verbeteren van prestaties van leveranciers (kwaliteit, tijd, kosten);
• Ondersteuning (tactisch, strategisch) bieden bij besluiten tot inkopen en aanbestedingen;
• Beheersen van risico’s die verband houden met afgesloten contracten (doelmatig en rechtmatig);
• efficiëntie van het integrale Source-to-Pay proces.
Deze doelstellingen gelden voor de inkoopcontracten als voor de niet-inkoopcontracten indien van toepassing.

De scope van de opdracht ziet toe op systeemondersteuning en bijbehorende dienstverlening op het gebied van:
Contractbeheer: vanaf het moment van ondertekening waaronder te verstaan het registreren en opslaan van contractinformatie, up-to-date houden van het contractdossier en zorg dragen voor een archiveringsfunctie die voldoet aan wettelijke verplichtingen (Archiefwet).
Contractmanagement: waaronder te verstaan het actief managen van de uitvoering van contractuele afspraken in een cyclisch proces (PDCA), waarbij doelstellingen worden vastgesteld, afspraken worden nagekomen, de voortgang wordt gemonitord en eventuele afwijkingen worden gecorrigeerd en
verbetermaatregelen worden genomen. Het doel is de effectiviteit van de contractuitvoering te waarborgen en continu te verbeteren.
Leveranciersmanagement: waaronder te verstaan het beheren van leveranciersinformatie op een gestructureerde manier, zodat leveranciersrelaties effectief kunnen worden gemanaged. Met focus op het optimaal beheren van het gehele leveranciersportfolio.

Binnen de scope van deze aanbesteding wordt een standaard contractmanagementoplossing geselecteerd die moet functioneren binnen het bestaande en toekomstige IT-landschap van de gemeente.
Buiten de scope van de opdracht valt:
• Functionaliteit voor contractcreatie en contractreview;
• P2P functionaliteit voor het aanvragen van verplichtingen en inleggen van bestellingen;
• P2P functionaliteit voor het registreren en verwerken van facturen;
• Functionaliteit ter ondersteuning van het sourcing proces (t/m selectiefase).

Op de uitvoering van de opdracht zijn de conceptovereenkomst (inclusief bijlagen), eventueel gewijzigd bij nota(’s) van inlichtingen, en de Algemene Inkoopvoorwaarden IT gemeente Lansingerland 2019 van toepassing. De initiële overeenkomst treedt in werking op 17 juni 2026 en loopt tot en met 16 juni 2030 met een optie tot  zesmaal een eenzijdige verlenging door de gemeente steeds voor een periode van twaalf maanden.

NDR: Wij van Aanbestedingsnieuws dachten dat EA stond voor Europees aanbesteden, maar de leidraad lezend kom je toch al gauw op Eigenwijze ambtenaren. Al negen jaar is er een nauwelijks gebruikte module, zakt men af naar veredelde rekenvellen (Excel) en besteed men nu maar weer de helft van de probleemgevallen aan. Dit riekt naar een komende ellenlange implementatie, uiteindelijk veel onnodig maatwerk, financiële overschrijdingen van heb ik jou daar en uiteindelijk iets dat net als de huidige module ook niet brengt wat gewenst was. Intern machtsprobleempje. Succes gemeente en winnende inschrijver, hou ons op de hoogte.

Bron: Tenderned woensdag 11 februari 2026 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/411647

Aanbestedingsnieuws 11e jaargang editie 12 februari 2026