Gemeente Heemstede op zoek naar planning- en controlsysteem
De gemeenten Heemstede en Bloemendaal zijn beide zelfstandige gemeenten en werken ambtelijk samen op het terrein van bedrijfsvoering. De gemeenten leveren diensten voor het publieke domein. De gemeenten hebben in 2016 de gemeenschappelijke regeling Digitale Informatievoorziening en Technologie (GR DIT) opgericht. Deze regeling is getroffen ter behartiging van het gemeenschappelijke belang van een goed beheer van Informatievoorziening (IV) en bijbehorende dienstverlening aan de gemeenten. De GR DIT is een gemeenschappelijke regeling
en specifiek een centrumgemeente regeling. Een centrumgemeente regeling houdt in dat de GR DIT geen zelfstandige (juridische) entiteit is en in het geheel valt onder de gemeente Heemstede. Dat betekent ook dat alle verplichtingen die GR DIT aangaat – bestuurlijk en privaatrechtelijk – via de gemeente Heemstede lopen.
De gemeenten zijn op zoek naar een professionele en ervaren leverancier die een toekomstbestendig Planning & Control‑systeem (P&C‑systeem) implementeert. Het systeem moet de volledige planning‑ en controlcyclus ondersteunen, waaronder begroting, bestuursrapportages, monitoring en jaarrekening. Het doel van de opdracht is om te komen tot een goed ingebed, gebruiksvriendelijk en betrouwbaar P&C‑systeem dat de organisatie ondersteunt bij het plannen, uitvoeren, monitoren, bijsturen en verantwoorden van beleid en financiën.
De scope van de opdracht omvat de volgende vier zaken, te weten:
– Implementatie van het P&C-systeem;
– Het uitvoeren van een succesvolle datamigratie;
– Ondersteuning en adoptie;
– Beheer en onderhoud, gedurende de duur van het contract.
Aan de aantallen genoemd in de opdrachtomschrijving kunnen geen rechten worden ontleend.
De gemeenten maken momenteel gebruik van de applicatie LIAS van Ilionx. Dit pakket heeft een koppeling met het financiële systeem Key2Finance. In het kader van rechtmatigheid moet de applicatie opnieuw worden aanbesteed. De gemeenten willen een standaard applicatie die voor langere tijd het gehele P&C proces kan ondersteunen.
Met de oplossing dienen zelfstandig, dus zonder tussenkomst van Key2Financiën alle documenten uit de P&C cyclus opgesteld en gepubliceerd te
kunnen worden. Publicatie van deze documenten moet zowel webbased (HTML) als in boekvorm (Word én PDF) plaats kunnen vinden.
De oplossing is het basisinstrument voor de begroting en de begrotingswijzigingen. De begroting en de begrotingswijzigingen worden opgesteld en verwerkt binnen de oplossing waarna het mogelijk moet zijn de mutaties ter verwerking in te lezen in het financieel pakket. Het moet mogelijk zijn de begroting in te richten in een proces met autorisaties. De oplossing dient ook controles op de ingebrachte mutaties te kunnen uitvoeren (in het
Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten voorgeschreven boekingsgang, evenwichtscontrole).
Naast de begrotingscijfers dienen ook de werkelijke cijfers in de oplossing opgenomen te zijn. Het moet mogelijk zijn de werkelijke cijfers in te lezen vanuit het financieel pakket. De oplossing dient hierbij de jaarafhankelijk begrotingsstructuur zoals die is opgenomen in het financieel pakket te kunnen inlezen en toe te kunnen passen op alle gegevens. Mutaties op deze structuur vinden plaats in het financieel pakket en worden ingelezen in de oplossing. Het inlezen van gegeven uit het financieel pakket dient zowel geautomatiseerd als handmatig mogelijk te zijn. Het inlezen van begrotingsmutaties vanuit de oplossing naar het financieel pakket dient uitsluitend handmatig opgestart te kunnen worden.
De initiële duur van de te sluiten overeenkomst bedraagt vier jaar. De ingebruikname van het systeem ligt naar verwachting op 1 januari 2027. De ingangsdatum van de overeenkomst is dan ook 1 januari 2027. De gemeenten hebben na het verstrijken van de initiële contracttermijn recht om de overeenkomst driemaal twee jaar te verlengen.
Bron: Tenderned zondag 5 april 2026 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/418806
Aanbestedingsnieuws 11e jaargang editie 7 april 2026
