Gemeente Haarlem zoekt e-HRM

De gemeente Haarlem treedt als opdrachtgever op in voorliggende aanbesteding voor zowel de gemeente Haarlem als de gemeente Zandvoort. Hierbij sluit de gemeente Haarlem één overeenkomst af en zal de gemeente Haarlem zich als contractant opstellen. Opdrachtgever heeft de volgende doelstellingen met deze aanbesteding:

• HRM processen digitaal en geautomatiseerd te kunnen uitvoeren met zo min mogelijk handmatige handelingen. Dit betreft zowel de handelingen voor het HRM personeel als de medewerkers en managers. De focus ligt dan ook op de gangbare modules in de markt. Dit draagt bij aan efficiënt, uniform en effectief werken op het gebied van salarisverwerking en binnen het personeelsinformatiesysteem.
• Medewerkers kunnen hun HR-dienstverlening op een moderne, eenvoudige en aantrekkelijke manier afnemen. Hierbij ligt de nadruk op het zelf kunnen regelen van de meest voorkomende zaken via onder andere smartphones en tablets.
• Een gebruiksvriendelijk e-HRM systeem voor alle medewerkers te hebben die de komende 12 jaar blijft voldoen aan marktstandaarden en wet- en regelgeving voor overheden en gemeenten specifiek
• De beheerorganisatie heeft een goed te beheren, veilig systeem waarvan doorontwikkeling gegarandeerd is.
• Verbeteren van rapportagemogelijkheden voor zowel HRM als salarisdata, wat helpt bij managementbeslissingen en rapportageverplichtingen naar externe toezichthouders.
• Goede integratie met andere systemen gedurende de looptijd van het contract.

De gemeente wil de HRM processen zoveel mogelijk digitaliseren en automatiseren zodat de dienstverlening naar de organisatie naar een hoger niveau getild kan worden. HRM wil een systeem en leverancier contracteren die de afdeling HRM en gemeente ontzorgt i.p.v. dat door de afdeling actief gemanaged, gecontroleerd en bijgestuurd moet worden, waarbij het systeem in alle modules gebruiksvriendelijk werkt voor medewerkers met weinig affiniteit met HR-software. Een toekomstig e-HRM systeem dient dit te ondersteunen door bijvoorbeeld digitale workflows en automatische verwerking van verlofvormen in het salaris, hogere data-integriteitstandaarden waarbij data slechts op één plek ingevoerd of veranderd hoeft te worden en automatisch verwerkt wordt in
andere relevante omgevingen. Medewerkers moeten een helder overzicht hebben welke modules ze waarvoor kunnen gebruiken en met enkele simpele handelingen hun aanvragen snel en correct verwerkt zien worden. Het systeem en de leverancier moet dit niveau blijvend aanbieden, gedurende de looptijd van de samenwerking. De leverancier adviseert de afdeling HRM over nieuwe
ontwikkelingen en verbeterkansen voor het gebruik van de software, waarbij het al die tijd compliant blijft met wet- en regelgeving.
De opdracht bestaat uit een e-HRM systeem (SaaS oplossing) met minstens de volgende onderdelen:
personeels- en salarisadministratie, formatiebeheer, Individueel Keuzebudget, ESS/MSS, verlof, verzuim, declaraties, performance management en externe inhuur. Koppelingen met aanpalende systemen en met HR21 moeten gerealiseerd worden. Migratie van bestaande HR- en salarisgegevens zijn onderdeel van de opdracht.

Opdrachtgever volgt de niet-openbare procedure. Opdrachtgever acht deze procedure, gezien de opdracht van de aanbesteding en afgezet tegen het karakter van de markt waarin de potentiële gegadigden opereren, een toepasselijke en gangbare procedure. Gemeente Haarlem is voornemens om met deze aanbesteding een overeenkomst met één partner te sluiten, voor een initiële periode van vier jaar, exclusief het implementatiejaar 2025, met de mogelijkheid voor opdrachtgever om de overeenkomst met twee keer vier jaar te verlengen, tegen tenminste dezelfde voorwaarden

Bron: Tenderned dinsdag 3 december 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/359463

Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 4 december 2024