Gemeente Ede zoekt nieuw zaaksysteem
De opdracht in deze aanbesteding omvat het succesvol implementeren en onderhouden van een nieuw zaaksysteem en documentmanagementsysteem, teneinde benodigde ondersteuning te bieden voor de gemeentelijke dienstverlening, achterliggende processen en informatiehuishouding. In de huidige situatie werkt gemeente Ede met zaaksysteem Liber en documentmanagementsysteem Corsa DMS (beide van leverancier BCT). In de gewenste situatie werkt de gehele organisatie van gemeente Ede uiterlijk in december 2027 met het ingekochte en volledig geïmplementeerd zaaksysteem en achterliggend documentmanagementsysteem. Zie hiervoor ook het Programma van Eisen en Wensen.
De opdrachtgever heeft zich, voorafgaand aan deze aanbesteding, op de hoogte gebracht van de gebruikelijke standaarden, de meest voor de hand liggende perceelindeling, de meest geschikte aanbestedingsprocedure, en de toegankelijkheid van het MKB, etc. Hierdoor hoopt de opdrachtgever
de administratieve lasten van de inschrijvers zo laag mogelijk te houden.
Onderdeel van de Europese aanbesteding van een zaaksysteem is de Proof of Concept (PoC). De PoC omvat het verzorgen van een proefopstelling in de acceptatieomgeving van de opdrachtgever. Deze omgeving dient vergelijkbaar te zijn met de toekomstige productieomgeving. Het doel van de PoC is de oplossing uitvoerig te testen en te verifiëren of de oplossing voldoet aan het toetsingskader. Het toetsingskader bestaat uit het bestek van de opdrachtgever en de offerte van de leverancier. Belangrijk te benoemen is dat het bij de PoC gaat om het toetsen van de functionaliteit van het zaaksysteem, en niet om de inrichting. Het resultaat van de PoC is het al dan niet verifiëren van de oplossing aan het toetsingskader waarna de definitieve gunning in geval van een positieve verificatie zal plaatsvinden. Indien de Proof of Concept niet positief wordt afgerond binnen de in het Plan van Aanpak overeengekomen termijn kan de opdrachtgever overgaan op een Proof of Concept met de als tweede geëindigde inschrijver.
Bron: Tenderned vrijdag 27 maart 2026 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/417425
Aanbestedingsnieuws 11e jaargang editie 30 maart 2026
