Gemeente Ede zoekt HR informatiesysteem
Laatst geupdate op november 12, 2024 door redactie
De gemeente Ede wil een nieuwe overeenkomst sluiten voor een e-HRM applicatie inclusief salarisverwerking. De huidige overeenkomst loopt van rechtswege af op 31 december 2027 en dient daarom opnieuw aanbesteed te worden. De belangrijkste kernwoorden voor deze HR-applicatie zijn integraliteit, selfservice en ontzorgen. De HR administratie is binnen de organisatie het bronbestand met medewerker gegevens die andere applicaties en processen van de benodigde informatie voorziet. De gemeente hanteert hierbij zoveel mogelijk het principe van eenmalig vastleggen, meermaals gebruiken. Het HR informatiesysteem moet in ieder geval de volgende bedrijfsprocessen kunnen ondersteunen en uitvoeren:
• Salarisadministratie en -verwerking volgens verschillende cao’s
• Personeelsadministratie voor alle typen medewerkers (loondienst, politieke ambtsdragers, stagiaires, vrijwilligers, inhuur en externen)
• Personeelsdossiers, ingericht volgens archiefwet
• Selfservice functionaliteit voor de uitvoering van:
– processen instroom, doorstroom en uitstroom
– declareren
– verlofaanvragen en registratie
– individueel keuzebudget
• Ondersteuning gesprekscyclus
• Formatiebeheer, begroting en prognose
• Incidentele en structurele rapportage mogelijkheden (aansluiting Cognos)
Verder is van belang dat inschrijver informatie levert over het inrichten van het HR systeem, het migreren van benodigde data van het huidige naar het nieuwe systeem, trainen van gebruikers en de daadwerkelijke ingebruikname.
De afdeling Personeel & Organisatie is verantwoordelijk voor beleid en uitvoering van alle personeelszaken van gemeente Ede en enkele samenwerkingsverbanden en wordt eigenaar van het nieuwe HR systeem. De salarisadministratie van gemeente Ede verloont niet alleen de eigen
medewerkers, de gemeenteraad en het college maar verzorgt ook de personeel- en salarisadministratie van Omgevingsdienst De Vallei en de Regio Foodvalley. Daarnaast maakt de organisatie Werkkracht gebruik van het HR systeem met een eigen salarisadministratie. Werkkracht voert voor een aantal gemeenten de verloning uit van medewerkers die onder de Participatiewet vallen en doet dit in het HR systeem van de gemeente Ede. Voor deze
medewerkers, die grotendeels onder de cao’s Sociale Werkvoorziening en Aan de slag vallen, wordt voor wat betreft de personeels- en verzuimadministratie gebruik gemaakt van de applicatie Compas van Emergo. De salarisproductie wordt in het HR systeem uitgevoerd. Daarbij maken de SW medewerkers geen gebruik van de selfservice mogelijkheden in het HR systeem. Dit blijft ook in de nieuwe situatie het uitgangspunt.
De gemeente Ede volgt met deze aanbesteding de openbare procedure. De opdrachtgever wil een overeenkomst aangaan met één opdrachtnemer voor de duur van vier jaar met verlengingsmogelijkheden van viermaal twee jaar. De voor de oorspronkelijke contractperiode overeengekomen bepalingen blijven tijdens de verlenging onverkort van kracht, tenzij in gezamenlijk overleg anders wordt bepaald en schriftelijk vastgelegd. Als gunningscriterium wordt gehanteerd de “Economisch Meest Voordelige Inschrijving” (EMVI) op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV).
Bron: Tenderned woensdag 6 november 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/356186
Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 7 november 2024