Evalueren voor verbetering aanbestedingsproces
De achterkant van de aanbesteding blijft vaak onderbelicht. Inkopers komen niet te weten wat inschrijvers op een aanbesteding dachten toen er werd ingeschreven, of juist op een laatste moment werd afgehaakt.
Toen Aanbestedingsnieuws zelf besloot toch maar niet mee te doen, door de onmogelijke eisen, voelde dat als een grote leegte. Betrouwbare partners bij de overheid waar we al jaren mee samenwerkten met hun als leverancier, gingen ineens de hele boel omdraaien toen ze hun eigen boeken zouden afnemen, alsof ze die tekst die ze zelf aan ons leveren met een aanbesteding zou moeten.
Ze spraken niet meer met ons, stelden een enorme handleiding op waar we geen kaas van begrepen, we kregen er geen uitleg bij behalve kijk maar op de site, en daar stond echt wartaal van mensen die echt geen idee hebben hoe het eraan toe gaat in een uitgeversbedrijf. Alsof uitgevers (de commerciële) de tijd hebben om over de kleur van elke tabel te gaan overleggen! En dan ook nog voor nop! Maar we konden daarna niet onze input ergens op geven, ook niet toen bleek dat de het voormalige staatsbedrijf wél uren over tabellen kan overleggen. Hadden we het geweten hadden we er nog minder tijd in gestoken. De nubische slaven van de staatssubsidie kan niemand mee concurreren.
Voor achteraf nakaarten is geen geld of tijd. Het proces duurde al lang zat en waarschijnlijker, te lang. Het geld is er dan ook niet voor. Er komt geen leerproces waarin het onmogelijke aanbesteden beter kan worden vormgegeven. Hadden de ambtenaren maar geweten dat we er geen seconde van onze tijd in gingen steken in hun wartaal. Dan hadden ze geen handleiding wartaal hoeven opstellen voor de publicatie bij de aanbesteding.
Aanbestedingsnieuws vond een blog uit september 2024 van Geen blad voor de Mond, precies hierover. Een mooie casus die nog maar eens onderstreept hoe belangrijk het institutionaliseren van evaluatie is. Waar blijft de procesoptimalisatie? (Edit: oeps, link weggevallen: https://gbvdm.nl/europese-aanbesteding-gewonnen/)
In het voorbeeld wordt ingeschreven op een aanbesteding met een consortium. Een van de mede-inschrijvers trekt zich terug uit het aanbestedingsproces omdat men niet samen wil inzetten onder de bestaande voorwaarden. De hoofdaannemer ziet er zonder de betrokkenheid van de onderaannemer geen brood meer in en staakt de inschrijving.
Maar ai. De inschrijving komt alleen niet tot stand door gelijkblijvende voorwaarden die in het geval van overleg of onderhandeling aan de zijde van de aanbestedende dienst best hadden kunnen veranderen, op zich. Het is autonoom beslist door de consortiumpartners, zonder enige zeggenschap van degene die erom vroeg. Wie zegt dat er niet een mogelijk veel beter bod dan het winnende had kunnen worden uitgebracht als de investeerders het geweten hadden? Als de overheid als vragende partij kon meehelpen de uitvallende consortiumpartner over de streep te trekken?
Meer en meer, hoe langer het aanbesteden voortduurt, ziet de inkopende overheid zich als verdeler van taken aan de vrije markt, in plaats van investeerder, hoe zeer ook woorden als aanjager en co-crëatie moeten verhullen dat de vrijheid in de vrije markt wel zoek is. Waar zit de win/win in taken verdelen? Verandert inkoop zo niet meer en meer in subsidieverstrekking?
Zowel overheid en marktpartijen hebben geen enkele tijd of financiële mogelijkheid om het proces te verbeteren of de uitkomst te verbeteren door het uitwisselen van kennis. En dat heeft schadelijke gevolgen ervan voor de inkoopbehoefte. Het levert minder Value for Taxpayers Money.
Overleg kan dan niet. Maar nakaarten kan onbeperkt. En daarna kan je het weer beter doen. Geen richtlijn of rechtsregel staat in de weg aan nakaarten en heraanbesteden.
Als je de kennis niet van tevoren wil inkopen, koop het dan minstens achteraf, zodat je je niet aan dezelfde steen des aanstoots blijft stoten. Het helpt. Echt. Evalueer!
