Emmen zoekt Exploitatiebeheersysteem ondersteuning zwembaden

De opdracht in deze aanbesteding van de gemeente Emmen betreft de aanschaf van een exploitatiebeheersysteem voor de drie gemeentelijke zwembaden Aquarena, het Neptunusbad en de Slagen. De gemeente Emmen heeft als doel een overeenkomst te sluiten met één partij die kan voorzien in één integrale softwareoplossing ter ondersteuning van de processen van de zwembaden inclusief de bijbehorende en benodigde hardware. De gemeente Emmen wenst een systeem aan te schaffen dat voldoet aan de huidige wensen, maar tijdens de contractperiode ook meegroeit met toekomstige ontwikkelingen in de zwembadbranche.

De overeenkomst met de huidige leverancier die het exploitatiebeheersysteem levert loopt in 2025 af. Naast het aangaan van een nieuwe overeenkomst, grijpt de gemeente Emmen tevens de kans aan om de dienstverlening te verbeteren. De doelstelling van deze aanbesteding is tweeledig en samen te vatten tot:
1. Het realiseren van een efficiënte bedrijfsvoering door alle processen binnen onze zwembaden op gebruiksvriendelijke wijze te digitaliseren en te centraliseren.
2. Het verbeteren van de communicatie met onze bezoekers en het verrijken van hun ervaring, van het moment dat ze een ticket boeken tot het verlaten van de zweminrichting.

De gemeente Emmen wil met een compleet digitale transformatie op gebied van exploitatiebeheer haar zwembaden klaarstomen voor de toekomst. Deze transformatie moet op termijn leiden tot een moderne, efficiënte, gebruikers- en klantvriendelijke dienstverlening. Voor bezoekers betekent dit dat zij hun zwembadbezoek volledig online kunnen regelen, van het boeken van een ticket tot het volgen van de voortgang van zwemlessen. De mogelijkheid tot het bestellen van tickets aan de fysieke kassa blijft daarnaast ook beschikbaar. Vaste gasten krijgen toegang tot een persoonlijk online portaal waar zij niet alleen hun eigen zaken kunnen beheren, maar ook direct aankopen kunnen doen, abonnementen kunnen verlengen en gebruik kunnen maken van
speciale arrangementen. Voor verenigingen komt er een digitale omgeving voor het beheren van hun activiteiten en reserveringen. Medewerkers krijgen tools die hen ondersteunen in hun werk, waardoor er meer tijd ontstaat voor persoonlijke aandacht aan de gasten. De gewenste situatie is in lijn met de doelstellingen van deze aanbesteding. Het uitgangspunt is dat de gevraagde oplossing voor alle drie zwembaden – al dan niet op termijn – uniform is.

De gemeente Emmen zoekt voor haar (momenteel) eenenzestig gebruikers een web-based (SaaS) systeem dat de gewenste situatie ondersteunt en voorziet in:
 Verkoop: online en aan de kassa;
 Digitaal klantbeheer & klantportaal;
 Online reserveren aquasporten;
 Zwemlesadministratiesysteem;
 Digitaal leerlingvolgsysteem voor zwemlessen;
 Reserveringssysteem voor de verhuur van zwembad;
 Geautomatiseerde toegangscontrole;
 Financiële koppeling;
 Rapportage en analyse.

De implementatie van het nieuwe exploitatiebeheersysteem vraagt om een zorgvuldige aanpak waarbij het ontzorgen van de gemeente Emmen voorop staat. Van de leverancier wordt een proactieve houding in het beheersen van het implementatietraject, inclusief gedegen risicomanagement en heldere communicatie verwacht. De implementatie dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat de dienstverlening aan de bezoekers minimaal wordt verstoord. De livegang van het exploitatiebeheersysteem dient uiterlijk binnen zes maanden, te rekenen vanaf de ingangsdatum van de overeenkomst, plaats te vinden. De periode direct na inwerkingtreding van de overeenkomst wordt benut voor afstemming tussen partijen en de eerste implementatiewerkzaamheden (al dan niet achter de schermen). In de periode september en oktober zullen trainingen voor medewerkers plaatsvinden.

Bron: Tenderned dinsdag 11 maart 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/370267

Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 12 maart 2025