e-HRM-systeem en salarisverwerking de Kempen
De GR Samenwerking Kempengemeenten (GRSK) treedt namens de deelnemende gemeenten (Bergeijk, Bladel, Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden) en Bizob op als opdrachtgever. Binnen de GRSK is de afdeling P&O momenteel verantwoordelijk voor de personeels- en salarisadministratie voor de GR, de deelnemende gemeenten en Bizob. Aangezien de GRSK na 1 januari 2023 ophoudt te bestaan in de huidige vorm zal haar eventuele rechtsopvolger na deze datum optreden als opdrachtgever. Als onderdeel van de wijzigingen aan de GRSK zal P&O de Kempen ophouden te bestaan. De deelnemende organisaties aan deze aanbesteding wensen een deel van de taken van P&O de Kempen bij de leverancier van het e-HRM-systeem neer te leggen.
De huidige overeenkomst voor het e-HRM-systeem loopt per 31 december 2022 af. De aanbestedende dienst wil per 1 januari 2023 een nieuwe overeenkomst voor een e-HRM-systeem, dat ingericht wordt op basis van best practices binnen vergelijkbare overheidsorganisaties. Binnen dit systeem dienen processen zoveel mogelijk geautomatiseerd te zijn. Het e-HRM-systeem wordt op basis van multi-tenancy ingericht. Dit houdt in dat er een logische scheiding is tussen de verschillende organisaties die gebruik maken van één applicatie en één administratie,inclusief 2 verschillende CAO’s (CAO Gemeenten en CAO SGO) en de Rechtspositie Politieke Ambtsdragers, en diverse organisatie specifieke arbeidsvoorwaarden. Binnen de administratie is sprake van gescheiden administratieve domeinen in combinatie met Role Based Access Control. Door middel van het opleiden van functioneel beheerders kunnen de deelnemende organisaties na 1 januari 2023, indien gewenst, zelfstandig aanpassingen doen aan de inrichting van de oplossing zonder dat dit impact heeft op de inrichting van de andere organisaties. Het gaat om aanpassingen op zowel het niveau van processen, workflows, rollen, rechten, etc, als op het niveau van presentatie (organisatie
specifieke uitstraling, eigen templates/documenten, etc). Medewerkers en management hebben toegang tot (persoonlijke) gegevens (ESS en MSS) en kunnen hierin zelf wijzigingen doorvoeren. Iedere organisatie stelt voor de leverancier een aanspreekpunt (P&O professional) met vaste back up beschikbaar. De leverancier biedt een helpdesk ter ondersteuning van deze vaste contactpersonen. Gegevens uit het bestaande e-HRM-systeem worden overgezet naar de nieuwe oplossing. Voor de
gemeente Bergeijk geldt dat de personeelsdossiers momenteel in Corsa staan en van daaruit overgezet moeten worden. De technische en functionele eisen waar de aangeboden oplossing en bijbehorende dienstverlening aan moeten voldoen, zijn opgenomen in het programma van eisen.
De aanbestedende dienst heeft ervoor gekozen om een Europese aanbesteding te doorlopen volgens de openbare procedure om op deze wijze te komen tot een overeenkomst voor het ter beschikking stellen van een e-HRM-systeem en het uitvoeren van de salarisverwerking. De af te sluiten overeenkomst bestaat uit het ter beschikking stellen van een e-HRM-systeem in de vorm van een SaaS (Software-as-a-Service) oplossing en het uitvoeren van de salarisverwerking. De aanbestedende dienst heeft de opdracht bewust samengevoegd. Het e-HRM-systeem en de salarisverwerking vormen een samenhangend geheel. Het is in de markt gebruikelijk om deze combinatie van software en dienstverlening uit te vragen en er zijn diverse marktpartijen die de opdracht uit kunnen voeren. Gelet op de technische complexiteit, het grote belang van een goede werking van het totale systeem, de wens van de aanbestedende dienst om de processen efficiënt en effectief uit te voeren en te beheren, en het grote aantal gebruikers, wordt het systeem als één geheel ingekocht en wordt de opdracht niet in percelen verdeeld. De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van minimaal zes jaar en maximaal twaalf jaar, gerekend vanaf operationeel gebruik van de dienstverlening (1 januari 2023), plus de duur van de implementatieperiode. De verwachte ingangsdatum van de overeenkomst is 1 mei 2022.
Om in aanmerking te kunnen komen voor de gunning van de overeenkomst voldoet de inschrijver aan het gestelde in het aanbestedingsdocument en zijn er geen uitsluitingsgronden op de inschrijver van toepassing. Daarnaast voldoet de inschrijver aan de gestelde geschiktheidseisen. Vervolgens wordt de inschrijving beoordeeld op basis van het gunningscriterium beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Bron: Tenderned zondag 23 januari 2022 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/250283