E-HRM gemeente De Ronde Venen
De gemeente De Ronde Venen heeft op het moment van de publicatie van de aanbesteding 366 medewerkers in dienst en circa 73 inhuurkrachten. De gemeente is een vrij platte organisatie en werkt volgens het directiemodel met 2 directeuren en 16 teammanagers. De gemeente wordt aangestuurd door het College van B&W en de Raad. Het HRM-systeem is gepositioneerd binnen het team M&O (Mens en Organisatie). Het team M&O bestaat uit adviseurs en een servicedesk M&O, die zorgt dat alle
administratieve handelingen soepel verlopen en processen efficiënt en effectief ingericht zijn. De personeelsdossiers zijn inmiddels volledig gedigitaliseerd. De dienstverlening voor de salarisadministratie en -verwerking en het functioneel beheer
is op dit moment ondergebracht bij een externe partij. De einddatum van deze overeenkomst is 31-12-2025.
Een te contracteren dienstverlener moet bijdragen aan efficiëntie, transparantie en medewerkers-/ managementtevredenheid. De gemeente streeft naar een cultuur van continu leren, samenwerking en open communicatie. Met gebruik van technologische
innovaties hebben medewerkers en management 24/7 toegang tot relevante informatie. De administratieve processen worden uitgevoerd met respect voor privacy en maatschappelijk verantwoorde principes. De servicedesk M&O wordt door een nieuw EHRM systeem ontzorgd bij contract, verlof, verzuim en salarisadministratie. Het systeem biedt ook de functionaliteiten om de vraagbaakfunctie voor de organisatie te ondersteunen. Recruitment en ATS-functionaliteiten ondersteunen een zorgvuldig
wervingsproces en selectie en stelt de gemeente in staat om talenten aan te trekken met de vereiste vaardigheden.
De gemeente heeft de volgende doelstellingen:
• Eén geïntegreerde oplossing voor personeelsmanagement en salarisverwerking.
• Verder uitbouwen van de digitale dienstverlening naar medewerkers en managers, zodat zij zelf regie kunnen nemen over HRM-taken en -processen.
• Volledige uitbesteding van de personeels- en salarisadministratie en salarisverwerking.
• Partnerschap met de leverancier, waarbij ontwikkelingen in HRM en ICT proactief worden gedeeld, waarbij door de leverancier en door de gemeente informatie kan worden gebracht en gehaald.
• Datagedreven werken door de inzet van een data warehouse-gegevensmagazijn voor business intelligence en data science, gebruikmakend van Power-BI.
De gemeente heeft het voornemen om met één leverancier een overeenkomst aan te gaan met betrekking tot de implementatie en hosting van een ICTapplicatie E-HRM (E-HRM systeem), die door de gemeente functioneel moet kunnen worden beheerd én met betrekking tot de verzorging van de volledige salarisadministratie van de gemeente op basis van de geldende CAO gemeenten, de APPA, personeelshandboek van de gemeente en overige van toepassing zijnde (fiscale) wet-/ en regelgeving.
E-HRM systeem ondersteunt de interne gemeentelijke organisatie op het gebied van het beheer en registreren van personeelsinformatie, de salarisadministratie en –verwerking en de informatievoorziening. E-HRM moet in ieder geval de volgende processen ondersteunen:
• Instroom
• Doorstroom
• Uitstroom
• Verzuim- & Verlofregistratie
• Personeelsregistratie
• Declaraties
• IKB
• Begroting
• Overkoepelende processen
• Werving en selectie
De leverancier wordt verantwoordelijk voor het volledig werkend ter beschikking stellen van de functionaliteit en deze in stand te houden gedurende de contractperiode. De intentie van de opdracht is het meerjarig beschikbaar hebben en het ongestoord
gebruik kunnen maken van een gebruiksvriendelijk, storingsvrij, stabiel, toekomstgericht en goed functionerend integraal E-HRM systeem, dat verworven wordt van een leverancier (dienstverlener) die het E-HRM systeem implementeert, host en technisch
beheert. Leverancier zorgt voor een optimale werking van het E-HRM systeem door het systeem op basis van behoeften van de gemeente in te richten en te onderhouden. Leverancier draagt minimaal zorg voor:
• het aansluiten van ESS en MSS processen binnen het systeem bij een toekomstbestendige en wendbare organisatie van de gemeente;
• het bouwen van rapportages;
• het verzorgen van acceptatie- en gebruikerstesten;
• het verzorgen van gebruikershandleidingen en instructies aan personeel van de gemeente.
Voor de nadere opdrachtbeschrijving en de gestelde eisen zie het Programma van Eisen.
De overeenkomst gaat in op het moment waarop deze door beide partijen is ondertekend en eindigt, behoudens verlenging, van rechtswege op 31 december 2028. De overeenkomst wordt vanaf 1 januari 2029 stilzwijgend verlengd voor de duur van
maximaal tweemaal twee jaar en tweemaal één jaar, behoudens het geval de gemeente vóór 1 oktober van enig jaar schriftelijk aan de wederpartij mededeelt, geen prijs te stellen op verlenging van de overeenkomst.
Bron: Tenderned zaterdag 22 februari 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/368490
Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 24 februari 2025
