Documentmanagementsysteem Gemeente Delft

Delft Support is een uitvoeringsorganisatie van de gemeente Delft. Delft Support is juridisch een zelfstandige entiteit en verantwoordelijk voor de uitvoering van onder andere de Jeugdwet, de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Participatiewet voor jongeren tot 27 jaar. Delft Support voldoet momenteel voor enkele werkprocessen niet aan de Archiefwet (AW) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), vooral door het ontbreken van een Documentmanagementsysteem. Hierdoor ontbreekt het aan de bewaartermijnen en veilige opslag, wat leidt tot een onvoldoende geborgde informatiehuishouding.

Doordat Delft Support eigendom is van de gemeente Delft, is de ICT-infrastructuur en het applicatielandschap van deze twee organisaties deels verweven. Het regiesysteem is het systeem dat de belangrijkste werkprocessen van Delft Support ondersteunt. Binnen Delft Support worden daarnaast diverse applicaties gebruikt voor documentcreatie, -opslag, -verwerking en retrieval, elk met een eigen doel, mogelijkheden en gebruikswijze. Momenteel wordt er gebruik gemaakt van de volgende applicaties: Office365 (waaronder o.a. Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Sharepoint Online, One Drive), Netwerk schijven, lokale computer (download folder, desktop), ZorgNed, HR office en Loket.nl.

De scope van deze aanbesteding omvat het ter beschikking stellen, dan wel de levering van een DMS als Software as a Service (SaaS), met daarnaast mogelijk alle werkzaamheden die nodig zijn om het systeem gebruiksklaar te krijgen en houden. Binnen de voorlopige scope van de opdracht
valt:
• Het ter beschikking stellen, inrichten en hosten (beschikbaar stellen en houden) van een SaaS-oplossing (inclusief updates, upgrades e.d.) voor documentmanagement.
• Het volledig ondersteunen en adviseren van Delft Support, zowel bij de implementatie als gedurende de contractperiode bij het (verder) inrichten van de aangeboden oplossing.
• Het in kaart brengen van de documentstromen, waaronder het identificeren van documentsoorten en het (door)ontwikkelen van een optimale inrichting van het DMS op een iteratieve wijze.
• Het volledig ondersteunen bij de migratie van bestaande documenten naar het nieuwe DMS.
• Het volledig ondersteunen van Delft Support bij het integreren van de aangeboden oplossing met de applicaties van Delft Support.
• Het opleiden en trainen van medewerkers van Delft Support.
Optioneel:
• Functioneel beheer

De initiële looptijd van de te sluiten overeenkomst is vastgesteld op vijf jaar, ingaande vanaf het moment van ondertekenen van de overeenkomst. Na afloop van deze periode bestaat de optie tot verlenging, die afhankelijk is van wederzijdse overeenstemming, voor onbepaalde tijd onder dezelfde condities. Dit is uiteraard niet hetzelfde als ‘onbeperkt’. Duurovereenkomsten kenmerken zich doordat ze gedurende de looptijd door opzegging kunnen worden beëindigd. Gelet op de verwachte doorlooptijd van de implementatie en de geschatte life time cycle van het systeem hanteert Delft Support de volgende uitgangspunten:
• De beoogde ingangsdatum van de overeenkomst is 11 februari 2026 of zoveel eerder als mogelijk.
• Delft Support garandeert een looptijd van vijf jaar, uiteraard onder voorbehoud van het algemene recht van Delft Support een overeenkomst vanwege een verzuim van opdrachtnemer te ontbinden.

Deze aanbesteding wordt in de vorm van een ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’ uitgevoerd. Delft Support heeft gekozen voor de mededingingsprocedure met onderhandeling omdat de opdracht vanwege specifieke omstandigheden die verband houden met de complexiteit niet kan worden gegund zonder voorafgaande dialooggesprekken. De (voorlopige) gunning vindt plaats op basis van het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), gelet op de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Bron: Tenderned vrijdag 16 mei 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/378822

Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 19 mei 2025