DJI zoekt boodschappensysteem

In iedere Inrichting van DJI kunnen justitiabelen artikelen kopen als aanvulling op de door DJI verstrekte maaltijden en voor persoonlijke hygiëne (deo, zeep, tandpasta, etc.). De artikelen worden op dit moment in de meeste gevallen via een papieren bestellijst besteld. Ook wordt de bestellijst door de justitiabelen gebruikt om wekelijks gratis verstrekkingen aan te schaffen op
basis van een puntensysteem (weekverstrekkingen). Het betreft hier artikelen als suiker, koffiemelk, theezakjes en zoet broodbeleg in portieverpakkingen. Ter illustratie; wekelijks krijgt elke justitiabele een budget van 30 punten. Een zakje met 7 cups van 15 gram jam is 5 punten. Alle artikelen worden geleverd vanuit één van de 5 distributiecentra (DC’s). In de DC’s worden de bestellingen op basis van de bestellijsten verzameld, verpakt, afgerekend per justitiabele en gedistribueerd naar de inrichtingen. De DC’s zijn van DJI en gehuisvest in respectievelijk PI Lelystad, PI Almelo, PI Zuid Oost, PI Vught en JC Zaanstad.

Het bestellen en ontvangen van de boodschappen is voor de justitiabelen een zeer belangrijk onderdeel tijdens hun verblijf, het is één van de weinige zaken waar ze zelf invloed op hebben. Het wel of niet tijdig ontvangen van de volledige bestelling betekent dat er wel of niet gekookt kan worden voordat de justitiabele weer wordt ingesloten. Met het oog op orde en rust in de
inrichtingen is het daarom van belang dat dit proces probleem- en foutloos verloopt. Elke inrichting heeft zijn vaste levermoment per week. De werkzaamheden ten behoeve van het verzamelen, verpakken en afrekenen van de boodschappen worden voornamelijk uitgevoerd door justitiabelen. De DC’s vervullen een belangrijke rol in het voorzien in arbeid voor justitiabelen. De DC’s vallen onder regie van de serviceorganisatie In-Made. In-Made is de gedelegeerd opdrachtgever van dit project en wordt ook
de functioneel eigenaar van de oplossing.

Voor de DC’s wil DJI een nieuw systeem verwerven. Dit systeem bestaat uit de volgende delen;
– De webshop voor op de kiosken (om het bestelproces door de justitiabele digitaal te ondersteunen);
– Het medewerkerportaal (om justitiabele bestellingen en afdelingsbestellingen in te zien of op te voeren);
– Het DC-systeem (ter ondersteuning van de processen in de 5 DC’s van DJI en functionaliteit voor het beheer door zowel de Serviceorganisatie als Functioneel Beheer;
– De hardware in de vorm van handhelds (ter ondersteuning van het proces in het DC).
In deze aanbesteding worden de onderdelen gezamenlijk verder aangeduid met de term boodschappensysteem.
Het medewerkerportaal en de webshop hoeven geen separaat systeem te zijn. Van belang is dat het via de webshop (met het oog op de gebruikersgroep) nooit mogelijk is om bij de andere onderdelen van het Boodschappensysteem te komen, zoals het voorraadbeheer en de financiële afhandeling.

De scope van de aanbesteding bestaat uit;
– Realisatie, configuratie en ondersteuning bij de implementatie van:
De webshop voor op de kiosken (om het bestelproces door de justitiabele digitaal te ondersteunen);
Het medewerkerportaal (om justitiabele bestellingen en afdelingsbestellingen in te zien of op te voeren);
Het DC-systeem (ter ondersteuning van de processen in de 5 DC’s van DJI en functionaliteit voor het beheer door zowel de Serviceorganisatie als Functioneel Beheer);
De hardware in de vorm van handhelds (ter ondersteuning van het proces in het DC) (totaal 210 stuks).
– Het beheer en support van de oplossing bestaande uit: correctief, perfectief en preventief onderhoud;
adaptief onderhoud, zoals omschreven in het Programma van Eisen.

De te sluiten overeenkomst heeft een initiële looptijd van tien jaar, dit is inclusief de realisatie en implementatieperiode.
Opdrachtgever heeft de optie, eenzijdig uit te oefenen door opdrachtgever, om de overeenkomst tweemaal te verlengen met elke keer een periode van maximaal vierentwintig maanden. Daarnaast wil DJI de mogelijkheid hebben om de gedurende de looptijd, indien nodig, extra handhelds aan te schaffen.

Bron: Tenderned dinsdag 15 juli 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/386244

Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 16 juli 2025