CVA uitspraak fictieve korting in de ICT

Bij een ICT-advies buigt de Commissie van Aanbestedingsexperts zich over de levering van end user hardware, om precies te zijn computers, c.q. laptops, smartphones en audio video apparatuur, in drie percelen met een raamovereenkomst per perceel. De verwachte spend per perceel is 23, 6 en 9 miljoen.

De klagende ondernemer stelt zich op het standpunt dat aanbesteder in strijd handelt met het aanbestedingsrecht door per perceel slechts één raamovereenkomst te sluiten en vooraf niet alle voorwaarden voor de nadere opdrachten te bepalen. De inschrijvers schrijven niet in op de opdracht met een echte prijs maar met een fictieve prijs. Dat is iets wat veel meer voorkomt, de fictieve prijs. En dat is ook echt moeilijk want zo legt de overheid de retaliatie terug bij zichzelf zonder dat de ondernemer nog uit de opdracht kan stappen. Je tekent dus bij het kruisje, zonder dat je zicht hebt op wat de exacte vraag is.

Volgens de ondernemer is dat in strijd met artikel 3.80 Aw 2012, waarin is bepaald dat de plaatsing van speciale-sectoropdrachten met gebruikmaking van een raamovereenkomst plaatsvindt op basis van objectieve eisen en criteria die staan vermeld in de aanbestedingsstukken.

In onderhavige aanbesteding zijn de belangrijkste eisen en criteria, zoals productspecificaties, prijzen, levertermijnen en dergelijke, niet opgenomen in de aanbestedingsstukken.

Inschrijvers dienen op basis van een fictieve aanbiedingsbegroting een inschrijving te doen, terwijl de daadwerkelijk aan te schaffen hardware pas in de nadere opdrachten functioneel wordt gespecificeerd. De functionele specificaties en nadere voorwaarden worden derhalve pas vastgesteld ná de gunning van de raamovereenkomsten, die bovendien worden afgesloten met per perceel slechts
één opdrachtnemer. Hierdoor heeft de markt geen zicht op welke producten tegen welke prijzen door aanbesteder zullen worden  afgenomen. Aanbesteder maakt op deze wijze misbruik van de raamovereenkomst.

Hoe moet het dan volgens de ondernemer? Die heeft ofwel mededinging moeten waarborgen, óf de producten die daadwerkelijk worden
afgenomen had moeten specificeren in de aanbestedingsstukken. De aanbestedende dienst verdedigt zich dat de snel veranderende ICT markt betekent dat nu gemaakte specificaties over enkele jaren al niet meer zullen voldoen. Bovendien geeft de aanbesteder aan minicompetities onwenselijk te vinden.

Het organiseren van mini-competities tussen meerdere raamcontractanten (meerdere inschrijvers winnen de raamovereenkomst waarna er een mini competitie is over de daadwerkelijke opdracht) brengt aanzienlijke administratieve lasten met zich mee; aanbesteder heeft ingeschat dat hiervoor gedurende de looptijd van het contract een structurele inzet van circa 1 FTE
noodzakelijk zou zijn.

1 FTE alleen voor de inkoop van laptops in verband met een minicompetitie? Dat is interessant. Een speciale sectorbedrijf dat kan een Tennet zijn of een NS, voor alle conducteurs een en dat ze ook nog eens steeds verdwijnen. Welke onderneming het om gaat wordt niet duidelijk uit de uitspraak maar per jaar zijn er ca. 1100 nieuwe KA hardware plekken, 100 […] werkplekken, 900
beeldschermen, 300 smartphones en 100 AV-middelen nodig.

Als zij al een extra FTE nodig hebben voor een minicompetitie, hoeveel heeft uw organisatie er dan wel niet nodig. Niet alles op jezelf betrekken natuurlijk maar wat zou het toch mooi zijn voor de aanbestedingswereld als minicompetititie ook echt een extra FTE inhield.

In de rest van het advies volgt een gedetailleerde beschrijving van de gekozen techniek van een fictieve som, de leveranciers moeten uitgaan van de prijs van de genoemde producten op Tweakers.nl en aan de hand daarvan een korting geven of geen bieding doen. Maar dat was al duidelijk beschreven in de aanbestedingsstukken, dat ook nog eens duidelijk zetten in de uitspraak, verklaart niet veel. Je kan ook geen bieding doen, dan moet je No bid aangeven. Maar je mag niet overbieden.

Met de summiere vaststelling in overweging 5.9 dat de beschreven manier van een fictieve prijs berekenen objectief en transparant is, moet de eenvoudige lezer het uiteindelijk doen. :

De Commissie is van oordeel dat aanbesteder in de vraagspecificatie op objectieve
en transparante wijze heeft beschreven hoe en onder welke voorwaarden nadere
opdrachten via de raamovereenkomst zullen worden geplaatst. De Commissie
komt dan ook tot de slotsom dat is voldaan aan artikel 3.80 lid 2 Aw 2012.

Zo, dat bespaart u veel lees en pluiswerk.

Ondertussen blijft Aanbestedingsnieuws met een onbevredigend gevoel achter. Als je het bevriende ondernemertje bent, weet je natuurlijk wel goed hoe je moet inschrijven met de korting om vervolgens iets totaal anders te leveren. Als je de redeloos gehate ondernemer bent, kun je invullen wat je wil, je krijgt de opdracht toch niet. Wat controleer je dan. Wat krijg je dan? Hoe moet je inschrijven? Als je gelooft in je producten en je eerlijke prijzen, kun je dat ook echt niet goed doen.  Er valt aan een dergelijke opdracht ook weinig eer te behalen.

Moet een Aanbestedende dienst dat eigenlijk wel willen? Er zijn zo veel eisen te stellen aan de eindgebruikers producten. Aanbestedende dienst is eigenlijk een Martin want ze heten erg vaak allemaal Martin of Maarten of Martijn overal. Stel. Martin houdt de raamovereenkomst met een grote fantasiewedstrijd. Stel je voor dat ik 100 groene balonnen zou willen hebben, voor hoeveel zou je die dan aan mij verkopen. Sjaak zou er 2,50 voor vragen per stuk. Tinus zegt ja dat is toch belachelijk, als ik niet eens weet of je echt 100 groene balonnen wil hebben en niet 70 of 10 en aangevuld met blauwe ballonnen of regenboog ballonnen kan ik nooit een mooie prijs voor je maken. Tinus is weken tijd kwijt aan het schrijven van een mooi opstel over alle mogelijke ballonnen die hij kan leveren in alle kleuren en maten maar gelukkig heeft hij veel vakantiedagen opgebouwd en die spendeert hij helemaal aan het uitwerken van alle mogelijke orders.

Martin vindt het duidelijk. Sjaak wint de ballonnen voor 250 ecu en een fantastisch opstel met heel mooi ingevulde formulieren. Maar in de toekomst die ook mogelijk had kunnen wezen, had Tinus voor een stuksprijs van 0,25 cent duurzame, in zout water oplosbare ballonnen geleverd en een reisje naar Parijs voor 2 personen en een hond en een nieuwe spoorbrug van het bespaarde geld. Maar die toekomst kreeg de overheidsinkoper alleen niet omdat die koppig vol hield aan een inkoopmethodiek van gebakken lucht. Om vervolgens te stampvoeten als de trein niet komt, door eigen toedoen.  Incidenteel scherp ingekocht. Maar op een macroniveau marktbederf.

Dit is natuurlijk maar een fictief voorbeeld. In het echt heet de inkoper Hans en weet hij alles het beste en houdt hij helemaal niet van padellen maar van cosplay van historische slagvelden. Bovendien is hij de beste inkoper ter wereld en hebben we er als belastingbetaler echt heel veel baat bij dat wij middels dit groene ballonnenvoorbeeld de spoorbrug over de Waal inkopen want hij kent de echte leverancier, die niet Sjaak heet maar Erik, van de Rotary. Dus dat voorbeeld klopt helemaal niet.

Het zegt dus niks. Oh. Toch niet net zoals dat fictieve voorbeeld van de ingebeelde korting op de tweakersprijzen?