Beveiligingsdiensten vluchtelingenopvang – Gemeente Lelystad
Laatst geupdate op april 5, 2023 door redactie
Momenteel maakt de aanbestedende dienst voor de beveiliging van de vluchtelingenopvang gebruik van de huidige
raamovereenkomst voor beveiligingsdiensten van de gemeente Lelystad. Deze raamovereenkomst is destijds gesloten met één opdrachtnemer. De vluchtelingenopvang is gevestigd in Lelystad aan het Kofschip 1 in het voormalig schoolgebouw van
Scholengemeenschap Lelystad (SGL). De locatie bestaat uit een centrale ontvangsthal, twee vleugels welke gebruikt worden voor activiteiten en bewoning, één restaurant met keuken en één grote expeditie waarin binnenkomende goederen worden verwerkt. De totale oppervlakte van het pand is circa 15.000m2. Het pand is voorzien van meer dan dertig branddeuren en twee ingangen welke niet in gebruik zijn (ook wel slapende ingangen genoemd). Het terrein waarop het pand staat beslaat een oppervlakte van ongeveer 25.000m2 en is volledig omheind met een vast hekwerk voorzien van overklimbeveiliging. Daarnaast zijn het pand en het buitenterrein voorzien van bewakingscamera’s en wordt er gewerkt met elektronische toegangsmiddelen.
De locatie wordt momenteel 24/7 door opdrachtnemer beveiligd. De beveiligingsdiensten in de huidige situatie zijn als volgt ingericht:
Het handhaven van de huisregels is een van de hoofdtaken van de beveiliging. Overdag wordt de beveiliging ingezet op handhavende taken. Naast de inzet van beveiligingsmedewerkers worden op werkdagen tussen 9:00 en 17:00 uur twee receptiemedewerkers ingezet voor de postontvangst en -uitgifte en werkkledinguitgifte. Beide receptiemedewerkers spreken de moedertaal van de bewoners en spreken daarnaast vloeiend Engels. Deze receptiemedewerkers worden door de aanbestedende dienst zelf ingezet en behoren daarmee niet tot de scope van de opdracht. Wanneer de receptiemedewerkers niet aanwezig zijn nemen de beveiligingsmedewerkers de werkzaamheden van de receptiemedewerkers waar.
Naast de sluit- en brandveiligheidsrondes wordt er van de beveiligingsmedewerkers verlangd dat deze proactief het contact met de bewoners zoeken om zo draagvlak bij de bewoners te creëren. Daarnaast zijn ze , bij afwezigheid van de receptiemedewerkers, verantwoordelijk voor de postontvangst en -uitgifte en werkkledinguitgifte. Bij afwezigheid van het management zijn zij tevens verantwoordelijk voor alle gangbare calamiteiten en eventuele vervolgstappen. Denk hierbij aan het inschakelen van politie, ambulance, brandweer, dokterswacht of verloskundigen. Op de vluchtelingenopvang vinden verschillende soorten calamiteiten plaats waar de medewerkers van opdrachtnemer dienen op te treden. Hierbij valt te denken aan agressie, vechtpartijen, psychiatrische en/of psychotische bewoners, indringers en gebruik van verdovende middelen. Om te zorgen dat de opvang een veilige plek is voor zowel de bewoners als de medewerkers dienen de beveiligers in sommige situaties ook gebruik te maken van fysiek ingrijpen. Van de in te zetten beveiligingsmedewerkers wordt verwacht dat
basiscalamiteiten en -storingen zelfstandig worden afgehandeld. Indien nodig wordt het management van de opvanglocaties ingelicht. De beveiligingsmedewerkers dienen op een actieve manier de orde te handhaven. Dit houdt in dat men actief
controleert of toegangspassen door de medewerkers en bewoners worden gescand. Het is noodzakelijk om deze passen te scannen omdat deze gegevens worden gebruikt voor de “headcount” tijdens calamiteiten. De beveiligingsmedewerkers hebben toegang tot het elektronisch toegangssysteem van de opvanglocatie en kunnen passen activeren, deactiveren en aanmaken in het systeem. In het verlengde van deze taak is de beveiligingsmedewerker verantwoordelijk voor de digitale bezoekersregistratie en het controleren van de legitimatie van de bezoekers. Tijdens de sluitronde om 22:00 zoeken de beveiligers, actief, naar achtergebleven bezoek.
Op de locatie wordt ieder uur een ronde gelopen op de vluchtelingenopvang. Doordat dit in de huidige situatie deze rondes op vaste tijden worden gelopen, merkt de aanbestedende dienst dat de bezoekers en bewoners weten wanneer de beveiligingsmedewerkers op een bepaalde plek binnen het gebouw zijn en deze dus niet of minder snel ter plekke kunnen zijn.
Naast deze werkzaamheden bedienen de medewerkers ook de elektrische hekken van de expeditie (de ruimte waar de binnengekomen goederen worden verwerkt). Daarnaast houden de beveiligers nog een dienstrapport bij waarin calamiteiten en “events” worden geregistreerd. Dit rapport verzendt men dagelijks naar het MT van de opvang.
In de huidige situatie worden veel verschillende medewerkers ingezet voor de uitvoering van de bovengenoemde
werkzaamheden. Hierdoor zijn de medewerkers niet altijd even bekend van de verschillende problemen en situaties op de vluchtelingenopvang waardoor vaker de hulp van de locatiemanagers van aanbestedende dienst benodigd is.
De kosten van de dienstverlening lopen op en de omvang van de huidige raamovereenkomst is niet toereikend om zowel de beveiligingsdiensten te leveren voor de reguliere panden als de vluchtelingenopvang. Ook is de doelgroep van de opdracht dusdanig anders, dat gekozen is om de opdracht voor de beveiligingsdiensten voor de vluchtelingenopvang apart in de markt uit te zetten doormiddel van deze Europese aanbesteding.
Tot de scope van de opdracht behoren de volgende werkzaamheden en diensten:
• De-escaleren van calamiteiten, onderlinge problematiek en zorgdragen voor eventuele evacuaties indien nodig;
• Post verwerking en distributie in geval van afwezigheid van de receptiemedewerkers;
• Camerabewaking door middel van. live feed CCTV. De beveiligingsmedewerkers slaan de beelden van de camera op en kunnen deze op verzoek van het MT en justitie terugkijken. De apparatuur is van aanbestedende dienst zelf;
• Het verdelen van de bedrijfskleding en middelen van de vrijwilligers alsmede medewerkers van de opvanglocatie. Dit is inclusief de administratie van uitgegeven bedrijfskleding en middelen bij afwezigheid van de receptiemedewerkers;
• Het wassen, drogen en opvouwen van de bedrijfskleding gedurende de nacht zodat deze de volgende dag weer kan worden uitgegeven;
• Lopen van interne en externe rondes o.b.v. wisselende intervallen, hieronder vallen ook de brand en sluit rondes;
• Actief aanspreken van bewoners indien zij spullen de opvang binnenbrengen die niet volgens de huisregels zijn toegestaan. Denk hierbij aan (verdovende) middelen, grote elektrische apparaten zoals vriezers etc. maar ook complete bedden of ander meubilair;
• Proactief handelen in het geval van calamiteiten en de orde binnen de opvanglocatie bewaken. Eventueel fysiek ingrijpen is daarbij mogelijk (voor zover de wet dit toestaat);
• Bewoners die onder invloed zijn tijdelijk de toegang tot de opvang ontzeggen totdat men weer in dusdanige toestand bevindt dat men zonder overlast de opvang kan betreden;
• Toezicht houden bij de maaltijd momenten. Hierbij worden zowel bewoners als personeel actief geobserveerd. Indien uit observatie blijkt dat men zich niet aan de regels houdt dient de beveiliger dit te melden bij het MT of floormanager;
• Assisteren bij uitzetting of verplaatsing van bewoners zowel intern als extern. Hierbij wordt vooral een orde handhavende taak verwacht van de beveiliger.
De jaarlijks geraamde waarde is €1.000.000,- per jaar. Deze raming is gebaseerd op basis van de huidige aantallen.
De totale geraamde waarde van de raamovereenkomst voor de gehele looptijd is €4.000.000,-.
De maximale waarde van deze opdracht betreft €8.000.000,-. Bij het vaststellen van de maximale waarde van de opdracht is rekening gehouden met de beschreven mogelijkheid dat een tweede locatie voor de vluchtelingenopvang wordt geopend.
Er is om de volgende redenen gekozen voor het volgen van een procedure voor sociale en andere specifieke diensten:
– Het aantal te verwachten inschrijvers ligt nabij het minimum aantal te selecteren inschrijvers dat is voorgeschreven bij het toepassen van de niet openbare procedure, waardoor het toepassen van een andere procedure naar verwachting eerder leidt tot hogere dan lagere lasten voor de inschrijvers en de aanbestedende dienst.
Gunning vindt plaats aan de inschrijver die voldoet aan de gestelde eisen én de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Bron: Tenderned woensdag 15 maart 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/291319
Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 16 maart 2023