Beveiliging opvanglocaties gemeente Hilvarenbeek

De gemeente Hilvarenbeek heeft een twee gemeentelijke opvanglocaties waarin zij een aantal asielzoekers, statushouders en Oekraïense vluchtelingen opvangt. Voor deze locatie(s) is beveiliging gewenst/nodig tot en met 31 december 2025. Een locatie (den Elshorst) is een opvanglocatie voor asielzoekers en de andere locatie (De Nieuwe Erf) is een opvanglocatie voor Oekraïense vluchtelingen in combinatie met een aantal statushouders. Den Elshorst is een TGO-locatie tot 31 december 2024, waarvan in november duidelijk wordt of deze verlengd wordt. De verwachting is dat dit gaat gebeuren tot minimaal 1 juli 2025. Gedurende het aanbestedingsproces wordt u geïnformeerd over de stand van zaken bij deze locatie. De Nieuwe Erf is een GOO in combinatie met HAR voor statushouders. Deze locatie is gehuurd tot 31 december 2025 en behoudt voor deze termijn deze functie. Op de Nieuwe erf gaat het om ca 80 bewoners waarvan ca 60 Oekraïners en 20 statushouders. Op den Elshorst gaat het om 40 tot maximaal 50 bewoners. De huidige capaciteit en de tijdstippen van het locatiemanagement zijn voor de Nieuwe Erf 2FTE zeven dagen per week van 20:00 tot 08:00 en Voor Den Elshorst 2FTE 24/7.

Aanbestedende dienst is op zoek naar een partij die voor de periode van gunning van de opdracht tot en met 31 december 2025 de rust kan bewaken, brandwacht kan doen en een veilige leefomgeving kan stimuleren. Dit doen de beveiligers niet alleen. Samen met de leiding van de opvanglocatie en de
beheerder vormt de beveiliging een team. We vertrouwen op elkaar en zorgen samen voor een positieve en veilige leefomgeving voor de bewoners. Waarbij ieder vanuit zijn eigen rol verantwoordelijk is en deze verantwoordelijkheid serieus neemt. De taakomschrijving is kort samengevat het volgende:
• Optreden als BHV en de rol vervullen van hoofd BHV tot de alarmdienst het overneemt;
• Toezicht houden op de brandveiligheid: hieronder valt dat 75% van de tijd rondes gelopen worden om op brandveiligheid te controleren en het houden van wakkere wacht;
• Inschakelen en opvangen van hulpdiensten bij calamiteiten;
• Toezien op navolgen van huisregels van de opvanglocatie;
• Houden van brand-, sluit-, en algemene rondes. Er wordt onder meer gecontroleerd op gebruik van algemene ruimten, hygiëne- en onderhoudsissues en naleving van de huisregels;
• Op momenten dat de locatiemanagers niet aanwezig zijn (avonden, nachten en weekenden) neemt de beveiliging het locatiemanagement over. Beveiligers zijn beschikbaar en benaderbaar hiervoor, stellen zich op de hoogte van de voorzieningen in de omgeving en samenwerkingspartners waar naartoe verwezen kan worden.
• Gevraagd en ongevraagd ondersteunen van de locatiemanager bij de uitvoering van diens taak. Bijvoorbeeld bij het bevoorraden van kamers, ontruimen van kamers, verplaatsen van objecten, aanwezig zijn bij gesprekken en bewoners overleggen.
• Eerste aanspreekpunt zijn voor bewoners, bezoekers en leveranciers;
• Ondersteunen van bewoners bij het maken van afspraken, bijvoorbeeld bij de huisarts, tandarts, het ziekenhuis, school e.d.; beveiliging ondersteund op alle vlakken, beveiliging spreekt de taal.
• Het rapporteren aan de locatiemanager in de vorm van een logboek;
• Zorg dragen voor bezoekersregistratie (registreren van bezoekers en leveranciers bij aankomst en vertrek);
• Het melden en registreren van onderhoudskwesties, lekkages en andersoortige bouwkundige gebreken aan de beheerder;
• Het organiseren van jaarlijkse brandoefeningen en het evalueren daarvan.

De opdrachtgever heeft de bedoeling om gecommitteerd opdrachtgever te zijn en de zekerheid van een overeenkomst voor langere duur te bieden. Tegelijkertijd staat de onzekerheid rondom het verloop van de oorlog in Oekraïne en de in dat kader door de gemeente Hilvarenbeek te treffen
maatregelen langdurige afspraken in de weg. Met de hieronder beschreven duur van de overeenkomst en verlengingsmogelijkheden heeft opdrachtgever zoveel mogelijk recht gedaan aan beide aspecten. De ingangsdatum van de overeenkomst voor locatie De Nieuwe Erf (en optioneel D’n Elshorst) is 1 maart
2025. De overeenkomst heeft een vaste looptijd van negen maanden en eindigt 31 december 2025. De overeenkomst kan vier keer worden verlengd voor de duur van zes maanden.

Bron: Tenderned donderdag 24 oktober 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/354491

Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 25 oktober 2024