Audiovisuele oplossing gemeente Heemskerk – Aanbestedingsnieuws

Audiovisuele oplossing gemeente Heemskerk

Raadszaal Heemskerk
Foto: © Gemeente Heemskerk

Bij de bouw van het gemeentehuis van Heemskerk in 2011 is de raadzaal ingericht met audiovisuele middelen. De opzet van de raadzaal is multifunctioneel. De raadzaal wordt ingezet voor raad- en commissievergaderingen maar ook voor andere diverse
bijeenkomsten zoals trouwerijen, huldigingen en andere evenementen. De meubilaire inrichting is daarom ook flexibel van aard. Er is destijds gekozen om de regie en bediening van deze audiovisuele middelen vanuit de naastgelegen regieruimte te doen. Het is tevens mogelijk om vanuit deze ruimte livestreams te zenden naar het internet en de lokale omroep.
De belangrijkste gebruiker is de griffie. De griffie is bij raad- en commissievergaderingen aanwezig in de rol van griffier (zittend naast de voorzitter) en in de rol van griffieondersteuning. De griffie is verantwoordelijk voor het op de juiste wijze laten
verlopen van een vergadering. Deze verantwoordelijkheid start bij het voorbereiden van de agenda en de deelnemerslijsten en verdere documenten. In de loop der jaren is digitalisering en zaakgericht werken meer en meer de standaard geworden binnen de ambtelijke organisatie. Stukken voor de raad worden steeds minder op papier aangeleverd. Daarom hebben de raadsleden digitale ondersteuning gekregen in de vorm van een device voor het kunnen uitvoeren van hun raadswerk.

In 2020 is er door domein Bedrijfsvoering van de gemeente Heemskerk een traject gestart om de functionaliteiten van de huidige AV-middelen beter te laten aansluiten op de interne documentmanagementsoftwaresystemen en in samenhang met de huidige marktontwikkelingen. Uitgangspunt is hierbij een modulaire opzet die een mate van flexibiliteit biedt om in te spelen op toekomstige ontwikkelingen (denk aan uitbreiding van de raad of verandering in vergaderstructuur en/of de wens om remote te kunnen vergaderen). De gemeente Heemskerk heeft voor de streaming een contract met streamleverancier
Streamovations en voor het Raadsinformatiesysteem met iBabs. De gemeente heeft het voornemen om het Raadsinformatiesysteem in 2024 aan te besteden.

Deze opdracht op hoofdlijnen bestaat uit de volgende onderdelen:
a) Levering van de nieuwe audiovisuele oplossing voor de Raadzaal. Onder meer bestaande uit:

• Bedieningsschermen
• Vergadermanagement software
• Microfooninstallatie
• Automatische cameraregistratie
• Videoschermen- beeldweergave
• Geluidsweergave
• Draadloze microfoons
• Presentatiemogelijkheden
• Opnamevoorzieningen
• Distributie van audiovisuele signalen
• Oplossing ter voorkoming van uitval

b) Levering van de audiovisuele oplossing voor Break-out ruimte (centrale hal en leescafé) en aansluiting publieke zone Raadzaal onder meer bestaande uit:

• Videoweergave
• Geluidsweergave

c) Het verwijderen en afvoeren van bestaande apparatuur die geen waarde en functie heeft in de toekomstige installatie.
d) Installatie en implementatie van de nieuwe audiovisuele oplossing onder meer bestaande uit:

• workshops voor het in detail uitwerken van het gebruik en het beheer;
• template design en inrichting;
• tot stand brengen van de koppelingen met RIS (iBabs) en webcasting omgeving (Streamovations);
• training van gebruikers, documentatie en nazorg.

e) Jaarlijkse support op de door de leverancier aangeboden audiovisuele oplossing.
f) Optie 1 – Leveren en installeren van ‘Spreektijden bijhouden en tonen’ conform het Programma van Eisen.
Deze optie maakt onderdeel van deze opdracht. Dit houdt in dat de inschrijver voorbereid is voor de ondersteuning van de gewenste optie en/of een oplossing aanbiedt voor de raadzaal rekening houdend met de optie.

De gemeente kan ervoor kiezen om deze optie gedurende de (support- en beheer) contractperiode af te nemen. Dit kan niet als een verplichting worden gezien. De nieuwe AV-oplossing moet minimaal voldoen aan het Programma van Eisen.
De AV-oplossing is toekomstbestendig in de ondersteuning van het vergaderproces van de Raad. Een belangrijk element hierbij is het uitwisselen van informatie tussen de AVoplossing en alle (op de Nederlandse markt bekende) Raadsinformatiesystemen (RIS). M.a.w. de nieuwe AV-oplossing kan met een raadsinformatiesysteem (leverancier onafhankelijk) de in het Programma van Eisen beschreven informatie uitwisselen. Daarnaast moet deze oplossing multifunctioneel kunnen worden gebruikt (verschillende type bijeenkomsten ondersteunen).

Buiten de scope van deze opdracht vallen de volgende werkzaamheden:
a) bouwkundige en installatietechnische voorzieningen, die niet onderdeel van audiovisuele installaties zijn;
b) netwerkconnectiviteit binnen het netwerk van de gemeente.

Er wordt één overeenkomst voor de eenmalige levering, installatie en implementatie van de AV-oplossing en voor het beheer en support met maximale theoretische looptijd van zes jaar gesloten. De GIBIT 2020 versie maart 2021 is van toepassing. Gunning vindt plaats aan de inschrijver die niet is uitgesloten en de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding heeft ingediend.

NDR. Weer struikelt aanbesteder over de uitsluitingsgronden, die is er door ons maar weer eens uitgeknipt. De voorgaande zin vertelt het goed kort en bondig. Er is in de voorgaande paragrafen in het aanbestedingsdocument al beschreven dat je wordt uitgesloten als er uitsluitingsgronden van toepassing zijn en dat uitsluiting ook volgt als de inschrijver niet voldoet aan de minimum eisen.

Op 8 september 2022 zal er een schouw gehouden worden in het gemeentehuis. Opgeven voor deze schouw uiterlijk 6 september 2022 via de berichtenmodule van Tenderned. In de aanmelding benoemt de inschrijver personen die namens de inschrijver bij de schouw aanwezig zullen zijn. Via de berichtenmodule van Tenderned ontvangt u na aanmelding meer informatie over de schouw en waar de inschrijver om welke tijd wordt verwacht. Vragen aangaande de inhoud van de opdracht en/of aanbesteding worden niet beantwoord tijdens de schouw, maar u kunt deze stellen in de Nota van Inlichtingen.

Bron: Tenderned zondag 21 augustus 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/270070

 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *