Audiovisuele middelen Raadzaal en commissiezaal Gooise Meren

De gemeente Gooise Meren beschikt over uitgebreide audiovisuele installaties in haar raad- en commissiezalen. Deze installaties ondersteunen zowel vergaderingen van de raad als ook andere vergaderingen en bijeenkomsten. Het merendeel van de technische infrastructuur is zeven jaar oud. Daarnaast is gebleken dat het bestaande AV systeem niet stabiel en gebruiksvriendelijk genoeg is. Vanuit de gemeenteraad zijn er in juli 2023 een tweetal moties aangenomen waarin wordt opgeroepen om de audiovisuele faciliteiten in de Raadzaal en grote vergaderzaal in het zalencentrum die gebruikt worden voor raads- en commissievergaderingen te verbeteren.

Het onderwerp van deze aanbesteding betreft de vernieuwing audiovisuele middelen raadzaal en commissiezaal van gemeente Gooise Meren.
Componenten van de installatie zijn in ieder geval:
a. Bedieningsschermen en een vergadermanagement systeem (VMS);
b. Microfoons (bekabeld en draadloos) en microfooninstallatie;
c. Automatische cameraregistratie;
d. Videoschermen- beeldweergave, presentatiemogelijkheden en geluidsweergave;
e. Opnamevoorzieningen.

Daarnaast sluiten we een meerjarig service en onderhoudscontract voor:
i) Het technisch-, functioneel- en operationeel beheer en support op de gehele audiovisuele installatie in de raad- en commissiezalen van de gemeente Gooise Meren (inclusief de coördinatie en aansturing van interne diensten en derde leveranciers die nodig zijn voor een juiste werking van de installaties)
ii) On-site klantvriendelijk en kundige ondersteuning bij raads- en commissievergaderingen (fysieke aanwezigheid) voorafgaand en tijdens vergaderingen van de gemeente Gooise Meren op afroepbasis.

Een uitgebreide beschrijving is opgenomen in het Programma van Eisen. De gemeente wil met deze opdracht een optie nemen op het inrichten van een tweede commissiezaal vergelijkbaar met de eerste commissiezaal waar dan ook het service- en onderhoudscontract voor wordt afgenomen

De aanbestedende dienst wil een overeenkomst afsluiten met één opdrachtnemer. De geplande ingangsdatum van de overeenkomst is 20 januari 2025. De looptijd van de overeenkomst is na voorlopige acceptatie (en in gebruik name) initieel vijf jaar met drie verlengingsmogelijkheden van één jaar.
Jaarlijks vindt een evaluatie plaats ten aanzien van de wijze van contractuitvoering. De eerste formele evaluatie vindt plaats in november 2025.

Geïnteresseerden worden in de gelegenheid gesteld om op vrijdag 11 oktober 2024 een schouw bij te wonen. De schouw windt plaats in het gemeentehuis, Brinklaan 1, te Bussum. Per geïnteresseerde mogen er maximaal twee personen bij de schouw aanwezig zijn, welke uiterlijk 10 oktober om 15 uur via de berichtenmodule op Tenderned, dienen te zijn aangemeld. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken mogen in het kader van deze aanbesteding niet worden gedaan en hebben geen rechtskracht. Dit geldt ook in het kader van tijdens de schouw mondeling gestelde vragen. Deze dienen alsnog schriftelijk te worden gesteld en door de aanbestedende dienst in een Nota van inlichtingen te zijn beantwoord alvorens sprake is van rechtskracht.
De schouw staat gepland op vrijdag 11 oktober met de volgende tijden:
9:45 – 10:00 uur: ontvangst. Graag melden bij de receptie;
10:00 – 10:15 uur: korte toelichting rondleiding;
10:15 – einde: rondleiding naar de raadszaal en de commissiezaal.
De rondleiding eindigt naar verwachting uiterlijk 11:15

Bron: Tenderned dinsdag 8 oktober 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/352257

Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 9 oktober 2024