Audiovisueel systeem stadhuis Leiden

In de periode van 2020 en 2021 wordt het stadhuis van Leiden grondig verbouwd. Wij schreven daar destijds al over (Leiden gaat historisch stadhuis renoveren ). De Gemeente Leiden besteedt veel aandacht aan duurzaamheid, recycling, energiezuinigheid en de historische waarde van het gebouw. De raadzaal en de commissiezaal bevinden zich in het monumentale stadhuis en worden gebruikt voor gemeenteraadsvergaderingen en vergaderingen van verschillende commissies. Na de
verbouwing wordt het stadhuis een werkplek die samenwerking met en voor de stad stimuleert. De impact op de raadzaal en commissiezalen is significant. Tijdens de verbouwing van het stadhuis vinden de raadsvergaderingen plaats op een andere locatie. De raadzaal wordt grondig gerenoveerd en er komt een nieuwe commissiezaal. Deze commissiezaal bevindt zich op de eerste bouwlaag en de raadzaal bevindt zich op de tweede bouwlaag. De vergaderingen worden audiovisueel beschikbaar gemaakt via de gemeente website, zowel live als in opgenomen vorm. Op dit moment is de leverancier Notubiz ondersteunend aan het huidige Raadsinformatiesysteem (RIS). De Gemeente heeft een traject opgestart met een nieuwe uitvraag van een RIS.
Er dienen koppelingen gerealiseerd te worden met de audiovisuele installaties om zorg te dragen voor een volledige archivering en streaming van de vergaderingen met alle bijbehorende metadata. Dit vergemakkelijkt de toegankelijkheid voor de medewerkers van de Gemeente, maar ook voor de burgers waarmee transparantie vanuit de gemeente naar haar burgers wordt geoptimaliseerd. De raadzaal bestaat uit een vergaderzaal, een pers tribune en een publieke tribune. De vergaderzaal
bevindt zich zoals gezegd op de tweede verdieping en de tribunes bevinden zich op de derde verdieping van het stadhuis in Leiden. Het stadhuis is een monumentaal pand en ook de raadzaal heeft een sterk monumentaal karakter. Dat is van belang voor de AV integrator omdat er beperkingen zijn in de mogelijkheden voor het installeren van apparatuur. De in het PvE uitgevraagde oplossing moet voldoen aan alle functionele eisen die worden gesteld en moet binnen de grenzen van de installatie mogelijkheden van de ruimte worden geïnstalleerd. Dat zorgt voor een additionele uitdaging.  Op de eerste verdieping komt een commissiezaal, met een permanente inrichting en een ruimte die flexibel kan worden ingericht, ook als meeluisterzaal voor de andere commissiezaal of de raadzaal. In beide zalen zijn audiovisuele middelen gewenst, toegespitst op functie en gebruik.
De huidige vergaderopstelling wordt verder niet gewijzigd. Omvang van de Opdracht

• De opdrachtnemer maakt een ontwerp;
  
• De opdrachtnemer levert en installeert de apparatuur;
  

 Voor het eerste contractjaar geldt dat de kosten voor Beheer en Support, inclusief de kosten voor correctief onderhoud (reparaties) en training aan beheerorganisatie Servicepunt71 inbegrepen zijn in de eenmalige kosten van de aanschaf van de apparatuur. De SLA hiervoor wordt na gunning afgestemd met opdrachtnemer. In het PvE staan de nodige eisen m.b.t. de SLA.

Het doel dat de aanbestedende dienst met deze aanbestedingsprocedure voor ogen heeft, is het afsluiten van een overeenkomst met één  partij voor het uitvoeren van deze opdracht. De aanbestedingsprocedure wordt uitgevoerd door de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71, een samenwerkingsverband tussen de gemeenten Leiderdorp, Oegstgeest, Zoeterwoude, Leiden, Holland Rijnland en Servicepunt71. Servicepunt71 verzorgt diensten op het gebied van ICT, HRM,
Financiën, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken en Inkoop. Servicepunt71 treedt in de onderhavige aanbestedingsprocedure op namens de aanbestedende dienst: de gemeente Leiden. De overeenkomst wordt gesloten met de aanbestedende dienst.
Deze Europese aanbestedingsprocedure geschiedt op basis van de Aanbestedingswet 2012. Hierbij wordt de openbare procedure gevolgd.

Voor de gegadigden zal in week 18/ 19, 2021 een schouw worden georganiseerd. Wellicht wordt de schouw meerdere keren gehouden. De exacte data worden nog bekend gemaakt. Indien u daarbij aanwezig wilt zijn (maximaal 1 persoon per bedrijf) kunt u zich uiterlijk 2 werkdagen voor de schouw die als eerste gehouden wordt aanmelden via een bericht op TenderNed bij deze aanbestedingsprocedure, onder vermelding van ‘Aanmelding schouw’. U vermeldt daarbij de naam van uw bedrijf en de functie en naam van de persoon (voorletters en achternaam) die zal deelnemen. U wordt verzocht zich alléén aan te melden voor de schouw als u van mening bent dat het bedrijf waarvoor uw werkt voldoen kan aan het Programma van Eisen, de geschiktheidseisen (waaronder de referentieprojecten kerncompetenties) en de gunningscriteria. U ontvangt daarna een uitnodiging voor de schouw waarvoor u ingedeeld bent met de benodigde informatie. Indien u tijdens de schouw vragen heeft, verzoeken wij u deze te stellen tijdens de schriftelijke vragenronde. Er geldt voor deze opdracht een plafondprijs van €420.000,-.De beoordeling van de inschrijving vindt plaats met het gunningscriterium ‘Beste prijs-kwaliteitsverhouding’ (Beste PKV).