Archiefbeheersysteem Den Haag – Aanbestedingsnieuws
KlussenKlussen

Archiefbeheersysteem Den Haag

Het gemeentearchief van de gemeente Den Haag beheert een verscheidenheid aan zowel digitale als niet-digitale documenten/objecten. De doelstellingen die de gemeente Den Haag met dit systeem wenst te bereiken zijn het zo eenvoudig
en veilig mogelijk beschrijven en beheren van de archiefstukken van de gemeente Den Haag en het zo eenvoudig en veilig mogelijk ontsluiten van het archief aan haar burgers. Met het beheersysteem beoogt de gemeente Den Haag de digitale en niet digitale documenten/objecten te beheren en de digitale en niet digitale documenten/objecten beschikbaar te stellen.
De wijze waarop het huidige archiefbeheersysteem is ingericht, is in te zien via de website van de gemeente.

Dit alles dient plaats te vinden in een database op een zodanige wijze dat dit niet corrupt kan raken, bijvoorbeeld bestaande uit één basisapplicatie en een gedupliceerde applicatie van waaruit wordt gewerkt. Opdrachtgever wenst niet zelf een archiefbeheersysteem te ontwikkelen, maar dat via de deze aanbesteding, als SAAS oplossing in te kopen. Het contracteren van een zogenoemde Commercial Of The Shelf (COTS) oplossing heeft daarbij een sterke voorkeur.

Het Archiefbeheersysteem voorziet in het beheer de archieven van het Haags Gemeentearchief.
De volgende functionaliteiten vallen binnen de scope:
– Beheren van de archieven:

o Beheren van fysieke archieven (depotbeheer)
o Beschrijven en eventueel nader beschrijven van archieven en onderdelen daarvan
o Beheren van digitale representaties van de archieven en onderdelen daarvan (scans)
o Beheren van de metadata (inclusief waardenlijsten)
o Genereren van exports van gegevens voor diverse doeleinden

– Beschikbaar stellen van archieven en onderdelen daarvan :

o Digitaal ontsluiten naar bezoekers via website
o Digitaal ontsluiten naar bezoekers via desktop in studiezaal gemeente
o Doorzoekbaarheid faciliteren voor medewerker en bezoeker
o Logistiek beheer en registratie inzake fysieke aanvragen, reservering (documenten/plek studiezaal), bezichtiging/uitlenen en registratie (zowel met betrekking tot object/document als bezoeker)
o Het faciliteren van aanvragen voor digitalisering van Archiefstukken (afhandelen verzoeken en terugmeldingen)
o Ondersteuning voor het toestemmingsproces ter digitale en niet digitale inzage van beperkt openbaar materiaal en het digitaal beschikbaar stellen hiervan.

Enkele kengetallen:
Aantal medewerkers met toegang tot systeem 32
Aantal vrijwilligers met toegang tot systeem 26
Inventarissen: 2.500
Beschrijvingen van een fysiek object: 350.000
Beschrijvingen t.b.v. ordening (rubrieken/verzameling/etc.) 50.000
Nadere toegangen 4.500
Beschreven Kaarten/akten 1,65 miljoen
Beschreven personen 4,75 miljoen
Scans (zonder presentatie-exemplaren) 2,75 miljoen, 5,3 TB
De hierboven vermelde kengetallen betreffen aantallen en groottes naar de huidige omvang. Afhankelijk van de groei, uitbreiding en digitalisering van het archief zullen deze aantallen gedurende de contractperiode toenemen. Deze groei, uitbreiding en digitalisering maken onderdeel uit van de beoogde omvang van de overeenkomst. 

De inhoud van de opdracht bestaat in hoofdlijnen uit dienstverlening inzake een archiefbeheersysteem, bestaande uit met name:
1. Verlenen van gebruiksrechten tot de applicatie;
2. Configureren en inrichten van applicatie;
3. Migreren van bestaande data en metadata;
4. Testen volledigheid van migratie;
5. Testen van applicatie;
6. Trainen en opleiden van de medewerkers in gebruik va het systeem;
7. Opleveren van ingerichte en gebruiksklare applicatie;
8. Onderhouden van de applicatie;
9. Uitbreiden en verbeteren van de applicatie;
10. Op verzoek ondersteunen van opdrachtgever;
11. Op verzoek van opdrachtgever in de toekomst koppelen met andere systemen.

Opdrachtgever wil de oplossing volledig werkend opgeleverd hebben zo snel mogelijk na ondertekening van de overeenkomst. De aanbestedende dienst wil een overeenkomst afsluiten voor de beschreven dienstverlening inzake een archiefbeheersysteem voor de duur van vier jaar met een mogelijkheid tot verlenging van zes keer één jaar.

De gemeente Den Haag heeft gekozen voor een Europese aanbesteding volgens de openbare procedure. Dit betekent dat in principe iedere geïnteresseerde marktpartij een inschrijving kan indienen voor deze opdracht. Indien de gemeente Den Haag overgaat tot gunning van de opdracht, vindt de gunning plaats op grond van de naar het oordeel van de gemeente Den Haag Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Het gunningscriterium dat daarvoor wordt gebruikt is de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV).

Bron: Tenderned donderdag 16 september 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/238379

Bol.com AlgemeenBol.com Algemeen

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *