Advies vervanging audiovisuele middelen vergaderruimtes gemeente Ede
De gemeente Ede is van plan in twee jaar alle bestaande AV middelen te vervangen. In 2025 wordt ca 50% van de ruimtes vernieuwd. In 2026 de rest. In het derde en vierde jaar zijn er alleen gewenste uitbreidingen van het aantal vergaderruimtes. De aanpak is dat na gunning de afdeling HS (Huisvesting & Services) en BIAS (Beheer Infrastructuur en Applicaties Services) van de gemeente Ede samen met de opdrachtnemer een schouw doen van alle vergaderruimtes van de gemeente Ede. Op basis van deze schouw adviseert opdrachtnemer de gemeente Ede over welke AV middelen het beste passen in deze ruimte, wat de beste opstelling in de ruimte is en welke inrichting daar bij past. De levering van de inrichting zit niet in de scope van deze
opdracht en wordt door Huisvesting (mogelijk op een later moment) opgepakt. Samen met de gebruikersorganisatie stelt de afdeling BIAS een prioritering op in de volgorde van vervanging. Afdeling HS zorgt voor aanpassingen in stroom en UTP bekabeling.
De huidige inrichting van de overleg- en vergaderruimtes is reeds vele jaren oud (de oudste ruimte (incl. apparatuur) dateert uit 2013-2015). Ook zijn de ruimtes, de inrichting, het meubilair, de apparatuur en de opstelling daarvan, indertijd niet gemaakt met een hybride gebruik in gedachten.
De huidige apparatuur heeft de volgende nadelen:
– Niet gebruikersvriendelijk
– Niet privacyvriendelijk
– Zeer onderhoudsgevoelig; vaak zaken die niet werken, veel ondersteuning
– Matige gebruikerservaring; deelnemen aan een hybride sessie voelt niet alsof je er bij hoort
– Opstelling, vorm en afmetingen van meubels in ruimtes sluiten vaak niet aan bij een hybride concept.
In het huisvestingsplan van opdrachtgever staat dat blijvend duurzaam hybride werken gefaciliteerd moet worden. Daarom moet de functionaliteit, de gebruikersvriendelijkheid, de privacy, kortom de kwaliteit, aangepakt worden.
De gewenste standaardoplossing is kwalitatief goede apparatuur binnen kwalitatief goed ingerichte overleg- en vergaderruimtes waarbij:
• uitgegaan is van een hybride gebruik in de ruimte
• de opstelling van apparatuur daarop aansluit
• de opstelling van meubilair daarop aansluit (geen levering maar alleen advies door opdrachtnemer)
• een zo optimaal mogelijke (in relatie tot het budget) gebruikerservaring wordt geboden (deelnemers thuis en op kantoor voelen zich allen betrokken)
• de bediening gebruikersvriendelijk is
• privacy- en security gewaarborgd is
• geen tot nauwelijks onderhoud nodig is (niet storingsgevoelig)
• Opdrachtgever uit kan gaan van probleemloos werken voor een periode van zeker vijf jaar zonder grote investeringen.
Bron: Tenderned woensdag 23 april 2025 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/375901
Aanbestedingsnieuws 10e jaargang editie 24 april 2025
