Achtkarspelen mocht betaling Centric staken, ZaakSysteem niet geleverd volgens aanbesteding

Algemeen, Innovatief

Bij een aanbesteding voor zaakgericht werken hebben de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel gevraagd om een een systeem voor zaakgericht werken, via welke meerdere gemeentelijke programma’s kunnen worden uitgevoerd (O.a. BRP/Sim/Mijnoverheid) De gemeentelijke programma’s zijn onder meer. De gemeenten hebben Centric gedagvaard te leveren wat is gevraagd in de aanbesteding.

De gemeenten zien dat het overkoepelende systeem voor zaakgericht werken niet geleverd wordt, en hebben de betaling aan Centric daarom opgeschort. Dat is nogal fiks, want het gaat om €67.000 per maand dat de gemeenten betalen voor onderhoud. Voor de levering en implementatie van het ICT applicatielandschap, dat dus volgens de gemeenten nooit geleverd is, had Centric op de aanbesteding geboden een inschrijfprijs van € 671.366,00. Voor de Basis instandhouding en beheer is een bedrag van € 294.500,00 (exclusief BTW) overeengekomen.

Uiterlijk op 1 januari 2016 had het in de aanbestedingsovereenkomst gevraagde ICT applicatielandschap moeten worden geleverd en geïmplementeerd. Op het moment dat de betalingen uitblijven, staakt Centric ook al haar werkzaamheden. De gemeenten spanden daarop een kort geding aan om die werkzaamheden alsnog gedaan te krijgen.

Bron: Logisch Ontwerp GBA versie 3.10

Derden-afhankelijkheid

Volgens Centric is dat, omdat drie computerprogramma’s van de gemeenten nog niet voldeden aan de standaard-eisen (van Centric, de directe concurrent van de ontwikkelaars van die drie programma’s). Volgens Centric moesten juist gemeenten ervoor zorgen dat deze van derde-leveranciers betrokken programma’s voldeden aan de eisen voor de koppeling

Volgens de gemeenten ontbreken in de applicaties van Centric de mogelijkheden om statussen en documenten in te richten, evenals koppelingen vanuit alle applicaties naar een centraal zakenmagazijn,waarin ook de koppeling met een digitaal archief ontbreekt. Verder is het niet mogelijk om statussen en documenten op MijnOverheid te publiceren en is het niet mogelijk die informatie in het KCC te tonen. Van een oplevering van een volledig integraal applicatielandschap, zoals is overeengekomen, en van acceptatie daarvan geen sprake is geweest.

Maatschappelijk belang

Tot slot hebben de gemeenten gesteld dat het Centric niet is toegestaan haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst op te schorten en dat zij met haar dreigement het gebruiksrecht van de gemeenten op te schorten de maatschappelijke taken en de interne bedrijfsvoering van de gemeenten op het spel zet, hetgeen gevolgen heeft voor de dienstverlening aan de burgers in de gemeenten. Omdat de gemeenten niet met onmiddellijke ingang naar een andere dienstverlener kunnen overstappen, zijn zij nog voor enige tijd afhankelijk van Centric en hebben zij in deze procedure gevorderd dat Centric de dienstverlening voortzet totdat de betreffende dienstverlening is overgenomen door een andere partij.

Interessant aan de zaak is dat gemeenten aanvoeren aan Centric vast te zitten. Centric besluit tot het eenzijdig opschorten van de levering, op zichzelf ook wel logisch als er niet meer betaald wordt. Maar daardoor worden de maatschappelijke taken en de interne bedrijfsvoering van de gemeenten op het spel gezet. Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel houden daar Centric verantwoordelijk voor. Op dat maatschappelijk belang en openbare orde argument gaat de rechter niet in. Volgens de gemeenten is het wel de oorzaak waardoor de gemeenten niet aan allerlei wettelijke verplichtingen kunnen voldoen, zoals de aansluiting op de landelijke voorziening van de WOZ. WOZ-medewerkers kunnen erdoor bijna niet aan hun werkzaamheden voldoen.

Acceptatie

Centric heeft iets geleverd en de gemeente is ermee aan de slag gegaan. Is de omgeving dan geaccepteerd? Centric verwijst daarbij ook naar het Arbit, de algemene leveringsvoorwaarden van het Rijk, waarin is bepaald dat gebruikname acceptatie is.

De rechter vindt dat de gemeenten tijdig, vaak en duidelijk hebben aangegeven dat het gevraagde niet geleverd is. Volgens de rechter volgt uit de enkele ingebruikname niet dat de gemeenten het applicatielandschap ook hebben geaccepteerd. De gemeente mocht daarom de betaling opschorten.

Immers, uit de feiten blijkt voldoende duidelijk dat de gemeenten voortdurend in overleggen van de Stuurgroep ICT, in e-mailberichten en brieven aan Centric kenbaar hebben gemaakt dat het ICT applicatielandschap niet voldoet aan de eisen ingevolge de aanbestedingsleidraad en de overeenkomst tussen partijen. Centric, dat in reactie op deze klachten meermaals heeft toegezegd dat alles in orde zou komen, en daartoe overigens ook meermaals uitstel heeft gekregen, heeft er dan ook niet van uit mogen gaan dat de gemeenten het ICT applicatielandschap hebben geaccepteerd.

Zoute soep

Een aanbesteding laat naar zijn aard weinig ruimte om te onderhandelen. Juist bij nieuwe producten of nieuw te ontwikkelen software zijn er veel aanvullende randvoorwaarden niet van meet af aan duidelijk. Dat maakt conflicten als deze tussen Centric en Achtkarspelen bijna onvermijdbaar. Een ondernemer komt er pas bij de uitvoering achter hoe je iets moet ontwikkelen en/of dat een bepaalde klantwens helemaal niet kan, of niet tegen die prijs, of niet gegeven de stand van de techniek, of gegeven de psychologie van de mens. Tussen twee private partijen is dat op te lossen door nauw contact tussen de leveranciers en de werkvloer van de afnemer.

Dat nauwe contact vereist een 1 op 1 relatie, die kun je niet met 5 partijen aangaan. Deels kan je dat ondervangen door een aanbesteding innovatief te maken. Zo is er meer ruimte voor kennisuitwisseling, al blijft het dan ook nog vrij eenzijdig en eenrichtingsverkeer. Had meer onderhandelen hier geholpen? In elk geval voorkomt blijven praten en het daarmee gepaard gaande verwachtingsmanagement, dat conflicten te hoog oplopen. Aanbestedende diensten mogen in elk geval van PIANOo praten. 

Zie ook:

https://www.pianoo.nl/themas/innovatiegericht-inkopen/handreikingen-innovatiegericht-inkopen

Zie:

Aanbesteding zaaksysteem IGZ via turbogunning alsnog naar Atos

Rijk vernieuwt algemene voorwaarden

Geef een reactie