Aanbesteding renovatie stadhuis Den-Helder loopt vooruit op politieke besluitvorming

Algemeen, Werken

Het Helderse college pleit in een brief aan de raad voor uitstel voor een aanbesteding van een renovatie van het stadhuis. In de brief adviseren de wethouders: “Het was in onze ogen verstandiger geweest het besluit voor aanbesteding uit te stellen tot na
de besluitvorming van de raad op 16 oktober 2017.” Dat is opmerkelijk, want een nu lopende aanbesteding is al 21 september gepost. Binnen de gegeven opdracht en de geplande tijd is het niet haalbaar, bericht het college. Wel is door Coare inmiddels een definitief ontwerp gepresenteerd voor de renovatie. Dat heeft het college afgelopen 2 oktober gedeeld met de Commissievergadering raad.

Zo wordt volgens het definitief ontwerp, dat is meegestuurd met de commissievergadering van 2 oktober, volgens het college leidend in de aanbesteding, de keuken vervangen, komen er flex-werkplekken en worden de spreekkamers van het ambtelijk domein gescheiden; waardoor de raadsleden de ambtenaren niet meer tegenkomen. De raadszaal wordt blijkens het definitieve ontwerp iets uitgebreid en de hele publieke verdieping wordt volgens plan voorzien van veel verschillende tinten grijs marmoleum, zo komt er in de raadszaal het kleurrijke Desso Essence Maze B1829524. Verder worden de kamers van burgemeester en wethouders vergroot, krijgen zij op hun verdieping een “focusruimte” en krijgt hun secretariaat meer ruimte. Een van de aanvullende wensen bovenop het PvE is dat de markante balkons van het gebouw worden verwijderd. Vreemd. Is dat ook voor het Nieuwe Werken? Dat je niet meer op het balkon mag staan?

De aanbesteding moet op basis van een eerdere motie maximaal 9 miljoen kosten, overeenkomstig een eerder raadsbesluit uiit 2016. Een doorrekening door twee calculatiebureaus kwam echter op een kostenberekening van 13 miljoen, maximaal 17 miljoen. Er staat voor de renovatie ervan op dit moment een aanbesteding open  zie Tenderned, dd 22 september 2017 met deadline 7 november 2017 en de documentatie voor de aanbesteding op Negometrix. De aanbesteding is uitgeschreven, nota bene niet door de gemeente maar door Coare zelf. Dat bedrijf kreeg onlangs nog een zwijgplicht over de aanbesteding, zo bericht

En nog saillanter, zo zit in de beoordelingscommissie van de aanbesteding die dus door Coare is uitgegeven en door Den Helder wordt gegund, naast een projectmanager van Coare ook twee adviseurs van de gemeente Den Helder. Voor inschrijvers op de aanbesteding is bovendien een kostenvergoeding uitgeloofd van €5.000,- .  Uit de aanbestedingsleidraad blijkt verder dat het wel de gemeente is die de opdracht vergunt. Zo wordt vermeld in paragraaf 3.17.1 van de aanbestedingsleidraad: “Het staat de gemeente Den Helder vrij een overheidsopdracht via de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking te gunnen, als bedoeld in artikel 6.1.8 van het ARW 2016.”  Dat is toch opmerkelijk, dat een klein adviesbureau zo veel kennis van het ARW in huis heeft.

Die aanbesteding bestaat uit drie percelen: bouwkundige werkzaamheden, installatietechnische werkzaamheden en werkzaamheden aan de vloeren. In perceel 3 vinden we een inschrijvingsleidraad die de plafondbedragen voor de inkoop vermeldt:

Het plafondbedrag voor perceel 1 bouwkundige werkzaamheden bedraagt
€2.607.000,– (zegge: tweemiljoen zeshonderdzevenduizend euro), dit is
exclusief btw.
Het plafondbedrag voor perceel 2 installatietechnische werkzaamheden
bedraagt €2.750.000,– (zegge: tweemiljoen zevenhonderdvijftigduizend euro),
dit is exclusief btw.

Zo is er van het door de raad nog niet-besloten uitvoeringskrediet van 8,8 miljoen, toch alweer 5 miljoen al uitgegeven. Weliswaar niet door de gemeente, maar door Coare. Alsof je de tuinman naar de winkel stuurt, met de portemonnee van de buurvrouw, die ze je nog niet gegeven heeft. In tegenstelling tot de tuinman heeft Coare een spreekverbod opgelegd gekregen, volgens de Alkmaarse Courant.

De voorlopige gunningsbeslissing staat gepland op 29 november en dan hebben alle leveranciers nog maar 1 maand de tijd om voorbereidende en verdiepende vragen gericht te stellen over hoe het nou toch kan, dat zij geen kans maken bij de aanbestedende dienst Coare op een order van €2,7 miljoen.  Voor perceel 2 heb je dan sowieso pech want die vragendeadline was gepland op 29 september, terwijl de publicatie net pas 21 september naar Negometrix is geupload.

Bovendien is er een schouw voor die aanbesteding op 6 oktober. Daarvoor kunnen de inschrijvers op de aanbesteding van Coare uiterlijk dinsdag 3 oktober 2017 de namen doorgeven via de Negometrix berichtenmodule. Dat is krap aan. De commissievergadering waarin het besluit van de raad of we hier überhaupt wel mee door zouden gaan, werd voorbesproken, was nog maar net 2 oktober.

Er moet nog over besloten worden in de raad, maar de uitvoering is alvast in gang gezet. De Inschrijvingsleidraad Europese Aanbesteding renovatie Stadhuis Den Helder vermeldt dan ook in paragraaf 3.6  dat een opschortende voorwaarde voor de overeenkomst is: “2. Het voor de renovatie benodigde budget dient beschikbaar te zijn gesteld.”  Of dat zo is horen we dus pas in de raadsvergadering, de eerste waarvan staat gepland op 16 oktober, dat is 2 weken voor de inschrijvingsdeadline op de aanbesteding op Negometrix. Daarin zitten gedetailleerde tekeningen en situatieschetsen.

Het is geen rijdende maar een vliegende trein. Terwijl de Raad nog moet besluiten of de renovatie doorgaat, is de beoogde aannemer tegen ongedekt budget de vloerbedekking alvast aan het opmeten. Geen wonder dat de wethouders pleiten voor uitstel. Die aannemers die inschrijven op de aanbesteding willen graag nog langer wachten op de vraag of het uitvoeringskrediet nou ter beschikking wordt gesteld, waar ze al sinds 21 september bezig zijn om op in te schrijven.

“Het is niet zo ingewikkeld, alleen politiek gezien wel. ” Dat zegt de verantwoordelijk wethouder tegenover het Noord-Hollands Dagblad. Heeft hij ook met een van de toekomstig verliezende gegadigden van de aanbesteding gesproken?

Zie ook:

Vergaderstukken bij agendapunt:

Eerder kwamen stukken vrij waarin twee bouwcalculatiebureaus een doorrekening hadden laten maken. Volgens die varianten zou de renovatie niet 9 miljoen maar wel 13 miljoen kosten en als aan de duurzaamheidswensen van de raad moest worden voldaan, wel 17 miljoen. Zie hiervoor onze eerdere berichtgeving:

Den Helder verbouwt stadhuis nu voor €8,8 miljoen

Adviseur stadhuis Den Helder krijgt spreekverbod

Den Helder overleeft motie aanbesteden stadhuis

Commissie Den Helder wil voor 9 miljoen volledige renovatie stadhuis

Bron: Definitief ontwerp, raadsstuk Commissievergadering 2 oktober 2017 / Negometrix 

 

Fragment Negometrix Inschrijvingsleidraad dd 3 oktober 2017

 

 

Geef een reactie