Aanbesteding meubilair – Koninklijk Conservatorium Den Haag

De aanbestedende Dienst is de  Stichting Hogeschool der Kunsten Den Haag. Het Koninklijk Conservatorium (KC), faculteit en onderdeel van de Hogeschool der Kunsten Den Haag (HdK), is mede in het licht van de aankomende verhuizing naar het in aanbouw zijnde onderwijs- en cultuurcomplex Amare in het centrum van Den Haag, voornemens een majeure investering te doen in het meubilair.Het KC is voornemens in de zomer van 2021 de nieuwe huisvesting te betrekken.

Het Koninklijk Conservatorium streeft ernaar voor zijn klanten, (inter)nationale studenten, muziek- en dansonderwijs op het hoogste niveau aan te bieden, waar experiment en vernieuwing hand in hand gaan, in een internationale sfeer. Het KC beschikt over een relatief groot aantal studenten uit het buitenland. Zo beschikt het KC over 400 personeelsleden, 800 studenten en 250 leerlingen. Als onderwijsinstelling wijkt het KC af van reguliere onderwijsinstellingen doordat het naast de bachelor, master en doctoraatstrajecten ook onderwijs aanbiedt aan leerlingen van de basisschool en middelbare school. Daarbij zijn de studierichtingen zeer divers, variërend van klassieke muziek tot elektronische muziek en dans. Zo kent het KC de volgende opleidingen: Art of Sound, Art Science, Compositie, Dans, Directie, Docent Muziek, Jazz,
Klassieke muziek, Muziektheorie, Opera, Oude muziek, Sonologie en Zang. 

Als Onderwijs- en Cultuurcomplex zal Amare niet alleen het KC huisvesten, maar tevens Stichting Dans- en Muziekcentrum Den Haag (DMC), het Nederlands Dans Theater (NDT) en het Residentie Orkest (RO).  Gezamenlijk zijn deze vier organisaties de huurders van Amare, waarbij DMC optreedt als hoofdhuurder en huisbaas voor de overige drie organisaties. Afspraken over het gebruik van de gemeenschappelijke ruimten
en faciliteiten dienen door KC in overleg met DMC gemaakt te worden.

Binnen Amare zal het KC drie van de zeven verdiepingen huren, respectievelijk de 4e, 5e en 6e verdieping. Binnen het KC zijn de verschillende studierichtingen en functies over vijf subdomeinen verdeeld. Binnen Amare zijn deze subdomeinen over de drie verdiepingen verspreid. Deze vijf subdomeinen zijn:

• School voor Jong Talent (SvJT)
  
• HBO Muziek Uitvoerende afdelingen
  
• HBO Muziek Scheppende afdelingen
  
• Dansvakafdeling
  
• Kantoren en vergaderruimte
  

Het Koninklijk Conservatorium (opdrachtgever) is voor elk perceel op zoek naar (een) leverancier(s) voor de aanschaf, levering, montage en plaatsing van kantoor, onderwijs en dans/muziek meubilair ter plaatse van de nieuwbouw Amare. In verband met de continuïteit van zijn onderwijsfunctie is het KC genoodzaakt deze werkzaamheden samen met de algehele verhuizing uit te voeren tussen het moment van oplevering (wat naar verwachting zal plaatsvinden in de eerste week van Mei of Juni 2021) en de start van het schooljaar 2021/2022 (week 35 in 2021). Het is hierbij van belang dat er geen verstoring van het onderwijs plaats mag vinden. Met oog op de nieuwe (werk)situatie binnen Amare, de veranderingen in het onderwijs vanwege de toenemende digitalisering en de voorzorgsmaatregelen met betrekking tot Covid-19 wenst het KC een eenmalige aanschaf te doen in 2021 met de mogelijkheid tot een nalevering binnen een periode van drie jaar (2022 t/m 2024) na oplevering. De opdracht voortkomend uit deze aanbesteding kan gegund worden aan één, twee of drie leveranciers.

De door opdrachtnemer(s) uit te voeren werkzaamheden bestaan minimaal uit het:

• verwerken van nadere wensen en opties opdrachtgever;
  
• fabriceren en leveren van Inrichtingstekeningen;
  
• leveren / produceren van meubilair;
  
• transporteren, monteren, assembleren van meubilair;
  
• plaatsen van meubilair in de ruimte;
  
• testen van meubilair op correcte werking;
  
• leveren van een Inventarisatielijst bij oplevering;
  
• verzorgen van tekst en uitleg over het correct gebruik van meubilair aan personeel van opdrachtgever;
  
• verzorgen en leveren van een sleutelplan t.b.v. het geleverde meubilair;
  
• leveren van nazorg en garantie;
  
• naleveren van meubilair tot en met 3 jaar na oplevering.

Opdrachtgever heeft bijgevolg de toetsing aan de Aanbestedingswet de opdracht gesplitst in drie percelen.

– Perceel 1: meubilair kantoor

– Perceel 2: meubilair onderwijs

– Perceel 3: meubilair muziek/dans

Inschrijvers kunnen een inschrijving doen op alle drie de individuele percelen en op de combinatie van perceel 1 & 2 tezamen. Ter verduidelijking heeft inschrijver de volgende vier mogelijkheden om op in te schrijven:
– Perceel 1: meubilair kantoor
– Perceel 2: meubilair onderwijs
– Perceel 1 & 2: combinatie opdracht bestaande uit meubilair kantoor & meubilair onderwijs
– Perceel 3: meubilair muziek/dans
Inschrijver zal voor ieder onderdeel, waarvoor hij wenst in te schrijven, afzonderlijk een inschrijving indienen.Zodoende dient bij een inschrijving voor alle drie de percelen (1, 2 & 3) individueel en een gecombineerde aanbieding voor perceel 1 & 2 inschrijver vier inschrijvingen in te dienen. 

Oplevering van het door opdrachtgever gehuurde gedeelte van Amare geschiedt volgens contract op 1 Juni 2021. Indien Amare eerder gereed is kan de oplevering ook eerder plaatsvinden, vanaf 3 Mei 2021 waardoor inschrijvers mogelijk vier weken eerder kunnen aanvangen met bepaalde onderdelen van de gevraagde werkzaamheden (in het bijzonder de inhuizing). Indien Amare na 1 Juni 2021 nog niet gereed is zal opdrachtgever de inhuizing mogelijk met een half kalenderjaar verplaatsen zodoende dat de tweede helft van het schooljaar 2021/2022 na het kerstreces van start gaat in Amare. In dat geval zal de verhuizing in het kerstreces plaatsvinden en verschuiven de werkzaamheden van deze aanbesteding naar de periode voor het kerstreces. Indien de verwachte opleverdatum van niet doorgaat, zal opdrachtgever de opdrachtnemer(s) tijdig in kennis stellen. 

Bron: Tenderned 21 oktober 2020 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/209248