2753 vragen die niemand had hoeven stellen

Gastbijdrage: Martin van Leeuwen & Rianne Euwe-Hage

2753 vragen die niet gesteld hadden mogen worden – verkennend praktijkonderzoek naar bestekskwaliteit in Nederlandse ICT-aanbestedingen

Elke inkoper die een Nota van Inlichtingen publiceert kent het gevoel: je leest de vragen, je ziet dat een deel gaat over dingen die eigenlijk in de aanbestedingsstukken hadden moeten staan, je beantwoordt ze netjes, en je gaat door naar de volgende stap. Elke inschrijver kent het spiegelbeeld: je leest de stukken, je stuit op een passage die twee kanten op kan, je formuleert een vraag, en je krijgt een antwoord dat precies de informatie bevat die je in de stukken had verwacht. Beide kanten weten dat het beter kan, maar niemand heeft ooit geteld hoe vaak het voorkomt en wat het kost.

Wij hebben dat geteld. Niet bij één aanbesteding, maar bij 24 ICT-aanbestedingen van Nederlandse overheden over de periode 2021 tot en met 2025 – gemeenten, waterschappen, provincies, rijksoverheid, onderwijs en zorg – in totaal 29 Nota’s van Inlichtingen (NvI’s) en 2753 vragen, want bij een deel van de aanbestedingen publiceerde de opdrachtgever meer dan één NvI. De categorisering is uitgevoerd met behulp van AI-classificatie onder onze regie, waarbij twijfelgevallen handmatig zijn beoordeeld en de resultaten steekproefsgewijs zijn gecontroleerd op consistentie. Het is verkennend praktijkonderzoek, geen wetenschappelijke studie, en die bescheidenheid hoort erbij (1). Maar de omvang is groot genoeg om patronen zichtbaar te maken die in een enkele casus onzichtbaar blijven. Wij schrijven beiden vanuit het perspectief van de inschrijver, wat onvermijdelijk meekleurt in de interpretatie – maar de data zelf, de vragen en antwoorden, komt rechtstreeks uit gepubliceerde NvI-documenten en is voor iedereen verifieerbaar.

De centrale vraag was eenvoudig: hoeveel van die vragen hadden voorkomen kunnen worden als de aanbestedingsstukken helder, consistent en volledig waren geweest?

Ruim een kwart van alle NvI-vragen gaat over dingen die de besteksschrijver had kunnen voorkomen door beter te formuleren, consistenter te zijn, of vollediger te informeren. Het opvallendste is niet het gemiddelde maar de spreiding: het laagste vermijdbaar-percentage in de steekproef is 3,5% (UWV Werkplekhardware), het hoogste 96,8% (een onderwijsinstelling), en de mediaan ligt op 30,1%. Er bestaat geen “gemiddeld bestek” – er bestaat een kwaliteitsspectrum, en de afstand tussen de best en de slechtst voorbereide aanbesteding is zo groot dat het gemiddelde weinig zegt over individuele gevallen.

Wat dat kost, en voor wie

Vermijdbare vragen zijn geen abstracte kwaliteitskwestie – ze kosten alle betrokkenen tijd en geld. De aanbestedende dienst besteedt uren aan het beantwoorden van vragen die bij een completer bestek niet gesteld waren, en bij grotere aanbestedingen betaalt ze daar externe inkoopadviseurs voor. De inschrijver besteedt uren aan het formuleren van vragen die overbodig zouden zijn als de stukken voor zichzelf spraken, en de onzekerheid die overblijft na een NvI die onduidelijkheden niet volledig wegneemt vertaalt zich in risico-opslagen of gemiste kansen. Het zwaarst wegen vermijdbare vragen voor kleinere partijen en nieuwkomers, voor wie elke extra uur aan een inschrijving een onevenredige investering is – en die bij een onduidelijk bestek eerder afhaken dan doorvragen, waardoor de aanbestedende dienst de partijen verliest die ze juist aan tafel wil hebben.

Daar komt een paradox bij die het vermelden waard is, omdat elke inkoper hem herkent: in vrijwel elke ICT-aanbesteding van enige omvang moet de inschrijver in zijn plan van aanpak beschrijven hoe hij aan continu verbeteren doet, hoe hij leert van evaluaties, hoe hij kwaliteitscycli inricht. Dat is een terecht criterium. Maar diezelfde eis wordt zelden op het eigen proces toegepast.

Er zijn inkopers die na elke aanbesteding hun eigen NvI teruglezen als evaluatie van het bestek, die gewijzigde stukken publiceren met wijzigingen zichtbaar, die na afloop de bestekschrijver confronteren met de vragen die voorkomen hadden kunnen worden – en die verdienen een compliment. Het is in onze ervaring niet de standaard. De meerderheid publiceert de NvI, gaat door naar de beoordeling, en archiveert het dossier zonder terug te kijken naar wat de vragen over het eigen bestek zeggen.

Wat de antwoorden onthullen

Het sterkste signaal in de data komt niet uit onze classificatie maar uit het antwoordgedrag van de opdrachtgevers zelf. Van de 739 vermijdbare vragen wordt 55,5% inhoudelijk beantwoord en 20,3% bevestigd – samen 75,8% – terwijl slechts 7,8% wordt afgewezen. Bij niet-vermijdbare vragen is het afwijzingspercentage 21,8%, bijna drie keer zo hoog. Opdrachtgevers erkennen met hun eigen antwoorden dat de stukken beter hadden gemoeten, zonder dat ze het zo formuleren: ze leveren de ontbrekende informatie alsnog, maar passen het dossier niet aan. Het verband tussen vraagtype en antwoordgedrag is statistisch zwak, wat eerlijk gezegd precies is wat je verwacht bij een dataset waarin tientallen andere factoren meespelen – het type aanbesteding, de organisatie, het domein – maar het patroon is consistent over de hele steekproef.

De contractuele muur

Los van de vermijdbaarheidsvraag is er een tweede patroon dat aandacht verdient, en dat gaat niet over bestekskwaliteit maar over onderhandelingsruimte. De grootste vraagcategorie in de dataset is contractueel: 641 vragen (23,3% van het totaal), over aansprakelijkheid, boetes, IP-rechten, overmacht, ARBIT-voorwaarden. Die vragen worden in 32,8% van de gevallen afgewezen – de hoogste afwijzingsratio van alle categorieën. Dat is deels begrijpelijk: een opdrachtgever die zijn eigen voorwaarden hanteert is niet per definitie onredelijk, en bij standaardvoorwaarden als de ARBIT is er een bewuste beleidskeuze om uniformiteit te waarborgen. Maar de scherpte van de afwijzingen roept de vraag op of het gesprek over contractvoorwaarden überhaupt gevoerd wordt vóór de aanbesteding, bijvoorbeeld in een marktconsultatie, of dat de NvI het enige moment is waarop inschrijvers hun zorgen kunnen uiten over voorwaarden die ze vervolgens ongewijzigd moeten accepteren.

Een kanttekening die eerlijkheid verdient: de NvI is niet alleen een kwaliteitscheck op de aanbestedingsstukken. Inschrijvers gebruiken hem ook strategisch – om te kijken wat concurrenten vragen, om een vraag te stellen die een concurrent in de problemen brengt, om de opdrachtgever te sturen in een richting die bij de eigen propositie past. Die dynamiek zit niet in dit onderzoek, maar maakt wel deel uit van de werkelijkheid, en wie de NvI als puur instrument voor besteksverbetering neerzet doet de praktijk tekort.

Wat het oplevert

Als ruim een kwart van de vragen gaat over dingen die je als besteksschrijver had kunnen opschrijven, en als drie op de vier van die vragen door je eigen antwoord bevestigd worden, dan is dat geen teken van lastige inschrijvers maar van een onvolledig dossier. En een onvolledig dossier verbeteren kost geen extra budget, het kost alleen de bereidheid om je eigen NvI achteraf te lezen als evaluatie van je eigen werk. De NvI is in feite een gratis second opinion op je aanbestedingsstukken, uitgevoerd door de partijen die de stukken het beste kennen – namelijk de partijen die er een inschrijving op moeten baseren. Wie zijn eigen bestekken beter wil maken, heeft aan die data een spiegel die eerlijker is dan elke zelfevaluatie.

De volledige dataset achter dit onderzoek is beschikbaar voor wie er zelf mee wil werken (2). Het categoriesysteem, de kruistabellen, de statistische toetsing en de methodologische kanttekeningen staan erin.

(1) Het volledige methodologische kader – steekproefverantwoording, categoriesysteem, datakwaliteitsniveaus, hercategorisering en statistische toetsing – is opgenomen in de deelbare dataset. (2) Dataset beschikbaar op aanvraag via martin@epikouros.biz.

Bronnen

NVI Meta-analyse Dataset V4.2 (Epikouros Consulting Company / Euwe Advies, maart 2026)

Martin van Leeuwen is oprichter van Epikouros Consulting Company en gespecialiseerd in tendermanagement en bidwriting voor IT-dienstverleners. Hij publiceert op LinkedIn (Tussen de regels) en Substack.

Rianne Euwe-Hage is eigenaar van Euwe Advies en gespecialiseerd in tenders en aanbestedingen.