Collectie Beheer Systeem voor Erfgoed Leiden e.o.
Erfgoed Leiden en Omstreken is dé plek van mensen met hart voor het verleden. Erfgoed Leiden wil mensen, van jong tot oud, in het hart raken en de fascinatie voor hun verleden delen. Erfgoed Leiden activeert mensen om hun geschiedenis te ontdekken en te beleven. Dat doen ze omdat het verleden een bron van inspiratie is. Daar moet men zuinig op zijn en er goed voor zorgen. Want in een dichtbevolkt land is erfgoed kwetsbaar. Daarom laat Erfgoed Leiden de waarde zien van gebouwen, archeologie, archieven en verhalen. In Leiden en Omstreken. Dit erfgoed wordt veilig gesteld tot in de eeuwigheid door collecties te beheren, te delen en toegankelijk te maken voor iedereen, waarbij de digitale ontsluiting van groot belang is. Dat alles doen Erfgoed Leiden met steun van gemeenten, vakgenoten, vrijwilligers en het publiek. Erfgoed Leiden en Omstreken is een zelfstandige afdeling binnen gemeente Leiden. Bezoek de website (www.erfgoedleiden.nl) voor meer informatie. Momenteel gebruikt Erfgoed Leiden Memorix Maior en Memorix Archieven voor het registreren van collecties. Deze zijn binnen afzienbare tijd end of life, waardoor het nodig is om deze opnieuw aan te besteden. Met onderhavige aanbesteding heeft Erfgoed Leiden voor ogen een overeenkomst te sluiten met een partij die programmatuur ter beschikking stelt die tegemoet komt aan de eisen en wensen zoals opgenomen in het PvE . Het applicatielandschap van Erfgoed Leiden bestaat uit de volgende drie onderdelen:
1. Collectiebeheer De volgende collecties worden geregistreerd in Memorix:
- Archief (1239 inventarissen / 400.000 inventarisnummers)
- Genealogie (2.500.000 akten)
- Erfgoedregister (8235 objecten / 62.000 adressen)
- Beeldcollecties(212.959 records)
- Bibliotheek (62.000 records)
- Nadere toegangen (230.000 akten /records)
- Auteursrechten (11.500 records)
- Tekeningenarchief (77.000 records)
- Collectie WO II (23250 records)
- Historische Kranten (1.195.000 pagina’s)
Memorix kent ruim 200 unieke users (mede door het grote aantal vrijwilligers), waarvan er gemiddeld 10 tot 20 gelijktijdig actief zijn.
Daarnaast heeft Erfgoed Leiden een aparte database voor Archeologie (GB Beheer) en beschikt Erfgoed Leiden over een e-depot (Preservica).
2. Digital Asset Management Systeem (DAM)
Onderdeel van het huidige CBS is een DAM voor beheer en opslag van digitale bestanden. Hierin is momenteel ongeveer 25Tb aan bestanden opgeslagen.De hier genoemde opslagcapaciteit maakt geen onderdeel uit van deze aanbesteding.
3. Website
Het huidige CBS is onlosmakelijk verbonden aan onze website en tevens de basis voor een aantal workflows, zoals aanvragen/reserveren t.b.v studiezaalbezoekers en scanning on demand. De website maakt geen onderdeel uit van deze aanbesteding.
Looptijd en maximum bedrag van de Overeenkomst
De overeenkomst wordt gesloten tussen Erfgoed Leiden en opdrachtnemer. De overeenkomst heeft een initiële looptijd van zes jaren. Na deze periode kan de overeenkomst telkens met maximaal twee jaren worden verlengd. Het maximum bedrag dat geldt voor deze overeenkomst is € 450.000,- ex BTW over de duur van de initiële looptijd, ofwel zes jaren.
Bron: Tenderned 17 augustus 2020 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/202704